第四届世界中医药教育大会接待方案模板.doc

第四届世界中医药教育大会接待方案第四届世界中医药教育大会接待方案(初稿)第一部分会议前工作安排方案一、嘉宾我们会在会议开始前10天联系宣传部制作邀请函,在活动开始前一周送至校、院相关领导处,同时送至我校其它院系学生工作负责人处。外校嘉宾发送电子版邀请函。 相关工作人员在会议举办前一天与对方相关负责人确认嘉宾在当天具体什么时间会到,以便我们安排礼仪到时引领嘉宾。二、住宿安排:华工大学城中心酒店(广东省广州市番禺区大学城东二路510006):标准单人房¥368/day标准双人房¥368/day预算到场人数:组织委员会:32人学术委员会:43人(共75人),这一数字对比精确,是最终落实房间和床位的依据。住宿人数应当含需求住宿的记者、与会者的随行人员以及会务工作人员;,预定巨细适中的会议室;。,安排餐饮的时候多加注意;,订房人的姓名,抵达日期,安排房间。安排双人房间时注意嘉宾的身份级别。三、接送工作:(1)根据回执,将与会嘉宾根据到达地点以及到达时间进行分类,确认需要接送的嘉宾人数;(2)事前联系广东省中旅汽车股份有限公司(联系方式:),根据回执统计各站到达人数,租赁相应数量、规格的大巴,租期为11月19~22日;(3)组建接待队伍,分为指挥人员、确认航班、车次人员与到场接送人员;:(1)确认航班、车次人员要事先进行航班车次确认,并做好跟航、跟车工作,并反馈给到场接送人员;(2)到场接送人员根据所得反馈,,并将到达嘉宾接至休息室休息;(3)安排车次,分别在12:00、17:00、23:00三个时间段将到达嘉宾接至华工大酒店(如有晚点、或是航班车次不在接送时间段内,再另行安排私家车接送);(4)指挥人员要做好到达嘉宾记录工作,并逐一清点人数,如有未到达的嘉宾要进行确认,并做好应变;(5)待嘉宾到达华工大酒店后,做好房间分配,并进行相关食宿安排;11月20日在18:30集合在华工大酒店入住的嘉宾,并用车接至报到处报到;11月21日于早上8:30集合嘉宾,并用车接至会场;于会议结束后用车接嘉宾返回酒店;11月22日于早上8:30集合嘉宾,并用车接至集合地点,并随车载去考察地点;于下午将嘉宾送至车站或机场,接待人员随同到场送行;四、会场布置(1)物品:大厅电子屏幕、指示牌、会议条幅电脑、投影仪、幕布、矿泉水、水果、湿巾、烟灰缸、抽纸、签到簿;(2)氛围营造:注意灯光颜色对会场的影响;(3)其它要求:会议室要干净整洁。(1)设计会场座位格局:会场总体座位格局的类型和主席台座位格局;(2)排列座位与划分座区:按照嘉宾和参加会议的人员进行座位的安排;(3)会场装饰:会标、会徽;花饰、灯光;会场整体色彩与色调;(4)会场指示标志:桌签、指示牌、座次图。五、购置物品,校园专车,、饮水机及5-:00-17:00①2名礼仪在华工酒店门口负责接待与会人员②2名礼仪在华工酒店大厅内设置的报到注册处负责到会人员的报到。①2名保安在华工酒店大堂签到处值班接待与会人员到会议现场17:00-18:30①于报到处的4名礼仪随车到会议现场并负责引导与会人员。①于报到处的2名保安随车到会议现场。会议签到18:30-19:00①2名礼仪小姐A,B需提前20分钟在会议厅门口执勤,负责指引到会人员签到②2名会务组成员提前20分钟到签到处执勤,负责到会人员的签到安保人员安排:停车场3个;各出口2个,共6个;监控2个;场外巡逻2个,会场内维持秩序7个。③2名礼仪小姐C,D需提前40分钟在签到处执勤,负责指引到会人员到其座位就坐世界中联教育指导委员会工作会19:00-21:30①会议前5分钟,会务组向到会人员介绍仪器的使用方法,力求简便易懂,会议后有义务帮忙拷贝电子文件到有需要的人的U盘②离会议开始前5分钟,礼仪小姐C,D需确保指引完参会人员按照安排好的位置就坐③在会议中,礼仪小姐需递水、递水果,带领有需要的人去洗手间④如有人病倒,礼仪小姐需协助医疗人员进行处理⑤礼仪小姐在会中应密切关注参会人员,满足其需求,当其姓名牌掉落时,需及时帮其捡起,当水掉落在地时,需及时更换水,当茶水不小心弄湿资料时,需及时清理桌面并更换资料⑥当需赠送纪念品时,礼仪小姐E,F负责递送纪念品⑦会中如有回答疑问环节,礼仪小姐负责递麦克风会议结束21:30-22:00①会议结束后,礼仪小姐和接待组人员负责回收坐席牌、指引牌、工作人员的工作证、礼品鲜花茶水、温馨提示牌等会议用品;②会务组成员负责清理会议文件、回收有关文件资料、整理会议纪要、主卷归档等文书整理工作;4名安保人员随车送与会人员回华