2020年供应商现场审核.doc

有经验的审核员是在与客户接触的那一刻,就进入了审核状态。比如:去机场或火车站接你的司机,就是你的信息来源,聊天是最好的审核方式。企业的生意好坏、工人招聘的难度、管理层的变动等,司机天天接来送往,本身就是个情报站,从他们嘴里能够了解企业的经营状态。如果去接你的人还有供应商对口部门的人(如质量部),在车上聊公司的经营状况,一是能够打破一路的沉闷,二是能够拉近双方的距离。我曾经说过:“车上和饭桌上,是审核开始的第一现场,客户的经营状况与管理行为关系密切。业绩好的时候会掩盖一些问题,而业绩差的时候暴露出来的问题会很多。”1审核前准备在审核前最好向对方提供审核计划(但与前面提到的审核计划不是一回事,这是指对某个供应商的审核安排),让供应商安排好相应的人,做好审核现场的接待工作。在审核计划中主要包含的信息有:时间、部门、关注的活动、相关人员等。2首次会议一般来讲在审核计划中,都会有“首次会议”的要求。我认为首次会议意义重大,因为参加者包括供应商的管理层、各个部门的负责人、现场协助引导人员等。它是审核组(员)与供应商关于本次审核目的、方式、安排的重要沟通活动。我建议在审核计划中一定要标明被审核方的总经理要出席,如果有事请要提前告知审核组。我发现由于许多审核员没有做过管理工作,或只做过基层管理者,他们没有与总经理打交道的经验,遇到后心里发怵。当对方提到总经理有事参加不了首次会议时,自己往往如释重负。殊不知质量管理属于经营战略,是老板的事,而不是部门经理的事情。中国引进ISO9001差不多有20年,但为什么大多数企业没有理解这个标准的精髓?我认为主要是审核员的切入点让老板们有一个错觉:ISO9001就是为了拿到一张证书,而非提高管理效率的工具。记得有一年我在东莞的一家食品企业审核,这家企业已经在同行业中销量排名第二。老板家住深圳,每天到公司的时间基本上是10点以后。我在写审核计划时,要求总经理参加首次会议。老板的秘书告诉我,以前老板从不出席这样的首次会议,这次是否必须要参加?我告诉她:“老板如果确实有其它重要的事情参加不了,请他写请假条。”这次审核非常成功。因为在首次会议上,老板听我介绍了本次审核的目的、方式,以及我对审核过的企业的一般性分析后,这位老板第一句话就是:“以前为什么不通知我参加这样的会?”在质量体系推动方面,老板的权重最大,我用数字比喻为占50%以上。因此,审核员一定要利用各种机会让老板知道质量、食品安全管理体系的推动是他的事情,不是情谊赞助,而是身体力行参与落地。会议内容首次会议的时间控制在30分钟左右,主角应该是审核组(员)而非供应商。一般来讲先由审核组(员)来介绍,审核人员的名字、审核安排、目的等。然后才是供应商介绍各个部门负责人和公司基本情况。3现场参观首次会议结束,要有一个现场参观,这个安排对整个审核的成功也是非常重要的。1现场参观的两个目的目的1:管理细节我一般安排的时间是1个小时甚至更长的时间,它的目的是对被审核现场有一个大致的了解。我在首次会议上常常开玩笑地对老板说:“现场参观完,审核就能够结束了。”因为我选择的地方都是老板很少光顾的,如门卫、仓库、污水站、垃圾房、维修间等,当看到这些现场的人员,工作状态非常松懈的话,那生产车间管理的再好,我也给整体得分打个大折。管理的细节不是在生产产品的车间,而是在门卫、仓库、维修间、锅炉房、污水站等这些地方。它们似乎与产品离着很远,但管理活动的要求应该是一样的。想想看行政经理的工资会比生产经理或质量经理的工资低吗?如果不低,那对管理能力的要求就应该是一样的。如果行政经理、工程经理与生产经理的能力一样,而车间外的地方管理的一塌糊涂,那你看到的生产车间内的管理状况,可能就是他们特意为你准备的。庄子在回答东郭子关于道的问题时,用“每下愈况”来解释道无所不在。如何判断猪的肥瘦,有经验的屠夫是从猪脚向上摸。如果猪脚肥,那么猪就肥。有经验的审核员也是通过管理的细节,来判断供应商的管理水平和能力的。目的2:设计的优劣另外由于食品安全与工程设计有极大的关系,它能够体现一家企业对食品安全设计的理解,所以现场参观的另外一个目的就是看看围墙、门窗、屋脊、道路、草坪、布局等,是否符合GMP要求。在仓库参观的时候,能够看看到货和发货的情况,在库房内能够找一个1周左右的产品做追溯演练。在现场走一圈也能够顺便检查了虫害管理设施。当由多人组成的审核小组时,现场参观是唯一一次审核组对某一管理活动,发表各自意见的机会。这对统一审核思路、理清审核重点、做追溯信息的准备都有很大帮助。2现场参观前的准备现场参观前要让供应商提供四张图:1、工厂布局图2、虫害布局图3、监控设施布局图4、仓库货物布局图对这四张图的要求,能够写在审核计划中。现场参观后,小组能够进行10-15分钟的讨论,确定审核重点和现场取样方式。4《供应商检