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机关文稿写作有“三用”,即实用、适用、受用机关文稿写作属应用文写作,而应用文之用,当有“三用”。三用者,实用、适用、受用也。一曰实用。所谓实用,就是有实际使用价值。黄庭坚诗云:“文章功用不经世,何异蛛窠悬露珠。”尤其公文,更是如此。“章奏表议,经国之枢机。”(《文心雕龙》)作为实施领导、处理公务的重要工具,公文因实用而生、为实用而作,实用是其根本出发点和归宿,也是其生命。上传下达、商讨工作、沟通情况、思想动员等,无不是从一定的实际问题出发,到解决实际问题而落脚。一旦失去实用价值,公文也就失去了存在的意义。有人会说,这个道理谁不明白,但实际上有些同志并不真明白,或理解领会并不透彻。如果真明白,起草文件、讲话就会一切以实用为出发点,而不会动辄夸夸其谈、洋洋万言,只顾自己舒服痛快、锻炼了肺活量,全不问有用无用、实用不实用、能用不能用、管用不管用。如果真明白,起草的意见、决定、通知、方案等,就首先会考虑成文的针对性、操作性和可行性,做到“事前体察周详,令出务求实效”(徐望之《公牍通论》),其语言就会主旨鲜明,指向准确,简明扼要,精练精当,落实起来便于操作、易于执行,而不会含糊其辞,语焉不详。真明白,就会努力做到不写废话,不写自己没弄懂的话,不写没有根据的话,不说读者听者看不懂听不懂的话。可以说,几乎所有公文起草上存在的问题,都可以从没有真正领会其实用性上找到根源。因此,公文应用,实用第一。做人要诚实,工作要务实,为文讲实用。只有实用之文,才能符合实际,拿出实招,指导实践,推进实干,取得实效,创出实绩。二曰适用。“文章以体制为先,精工次之。”(宋·倪思《经俎堂杂志》)适用者,适合应用、符合要求是也。清人张维屏《读书》诗云:“文章不适用,梨枣灾何穷!”质量学上说,质量的功能具有符合性、适应性、满意性。文字工作也莫不如此,首先要符合要求,满足需求,不适合、不适用,都是一纸空文。《党政机关公文处理工作条例》规定的15种公文文种,其定义前都有“适用于”三个字,可见任何文种都要讲“适用”二字。用错了文种,无异于搭错了车,势必南辕而北辙。除文体、文种之外,讲适用,还要讲得体、得当,讲分寸、度数。譬如不同文体、不同文种有不同的语言要求:“章程”“条例”语意周密、面面俱到;“决定”“命令”则威严肯定、言简意明。上行文言敬语恭,下行文权威庄重,平行文礼貌尊重。比如强制性的用“必须”,规定性的用“应该”,报请性的用“拟请”,商洽性的用“烦请”,词句不同,则语气不同,表达的态度也不同。再譬如,“不予同意”“不同意”“不拟同意”都是不同意,但表达效果却明显有别。因此,无论文体、文种,还是用词、用语,都要讲究适用二字。某种情况下,适合、适用的,才是最好的。三曰受用。受用者