电子文档管理的现状、特点以及建议-办公档案论文.doc

电子文档管理的现状、特点以及建议-办公档案论文.doc•办公档案论文电子文档管理的现状、特点以及建议文/西安航天动力测控技术研究所周鸿【摘要】目前,电子文档管理的现状不容乐观,其中存在的问题亟待解决,同时电子文档管理有着自身的特点,要根据其特点开展工作,才能实现对电子文档的有效管理。关键词电子文档;管理;现状;特点;建议随着电子文档的日益增多,文档管理工作面对着严峻的挑战。文中将对电子文档管理的现状进行分析,同时介绍电子文档管理的特点。为了解决电子文档管理中存在的不足,文中将提出具体的建议,旨在促进电子文档管理的工作效率,提高电子文档管理的工作质量。电子文档管理的现状电子文档通过计算机的运用,实现对材料的记录。电子文档的形式较多,如:电子文字、电子图纸、电子表格等,同时电子文档有着自身的优势,如:大容量、小体积、易复制等。随着信息技术的逐步发展,电子文档成为了人们工作与学****生活中重要的一部分,电子文档管理逐渐被人们所重视,电子文档管理要实现其安全性、科学性、规范性管理,才能满足人们的需求。但现阶段,电子文档管理还存在诸多的问题,电子文档管理发展比较缓慢,不能满足电子文档日益增长的需求,同时,电子文档自身存在诸多的不足,具有一定的局限性,致使电子文档管理日益严峻,电子文档管理缺乏秩序,严重影响着对电子文档的查询与保存。电子文档管理的问题要进行深入的研究与分析,才能对其进行有效地解决。二电子文档管理的特点电子文档管理有着自身的特点,主要表现在以下几个方面:其一,自动化管理。电子文档管理主要是通过对计算机及信息技术的应用而开展工作的,在计算机上通过心要的软件对其文档进行审核、签发、归档等,从而对电子文档实现电子化、自动化管理;其二,数码化保存。电子文档通过网络技术的运用,将材料转换为数码,通过必要的软件对其进行识别、录入与保存。数码化保存实现了对材料的长久性保存,它具有较大的存储空间,将实现对资源的合理利用;其三,网络化传输。电子文档实现了网络化传输,通过计算机,其传输更加便捷、更加迅速,利于对电子文档管理的科学化、系统化、及时化;其四,公开化形式。电子文档管理逐渐公开化,通过网络监控,利于对电子文档的鉴别、归类、整理与归档等,提高了文档管理的工作效率。同时保证了文档管理的工作质量淇五,在线化利用。电子文档管理具有共享性、复制性、交互性等,电子文档的利用将不受时间与空间的限制,通过网络平台,便可以对其进行利用,促进了电子文档的使用率。三、电子文档管理的建议电子文档管理工作有着重要的作用”其管理问题日益严峻”要迅速开展电子文档管理工作,积极促进电子文档管理的规范化、秩序化、科学化、系统化与同步化等。下文将阐述几点建议,旨在提高电子文档管理的工作水平。(-)健全电子文档管理制度。电子文档管理的规范化与秩序化,需要建立健全电子文档管理制度,电子文档管理制度的建立要根据其实际情况,结合电子文档管理的特点,从而制定严谨的管理制度。在电子文档管理过程中,依据其制度,进行规范的电子文档登记、鉴定、归档、保存等。同时电子文档管理的过程中,要采用必要的技术手段,进而提高电子文档的质量,保证其信息的可靠性、完整性与真实性等。(二) 完善电子文档归档方式。电子文档管理要完善其归档方式,可以采用逻辑归档与物理归档,其中逻辑归档是运用计算机技术,电子文档由档案部门直接通过计算机进行综合利用与管理,这种方