会展接待示范方案.doc

会展接待方案 2011 年 02月一、时间、地点时间: 2011 年2月 20 日(周日) 16: 00 地点:北京中心二、参会人员名单三、会议日程时间内容 15:30-16:00 签到、接待主持人: 北京市科委党组书记 16:00-16:20 工作汇报 16:20-16:40 中心工作汇报 16:40-17:20 领导讲话 17:20-17:30 合影 17:30-19:30 晚餐四、会议、接待流程 1. 文字材料准备: a) 汇报材料准备: i. 工作报告() ii. 中心报告() b) 报告制作、审核及提前上交 i. 根据会议需求确定文件内容() ii. 审核会议材料() iii. 会议开始前,将终稿报告交给办公室负责播放的同事,放入屏幕播放电脑,保证播放正常() 2. 领导邀请 a) 科委领导邀请:委办沟通确认参会人员名单后邀请 b) 其他委办局领导:委办拟函确认人员名单后邀请 3. 会场布置 a) 背板设置: i. 确认会议是否需要背板,根据会议要求联系背板制作 ii. 本次活动用 G20 背景墙设置背板 b) 桌椅摆放:(详见六、座位摆放图) i. 确定参会领导人数, 根据主席台就坐情况, 制定摆放方式(课桌式、 U 型桌等)() ii. 桌椅摆放、桌围放置() iii. 摆放桌椅过程中还需落实如下项目:讲台、绿植、背板等项目() c) 桌面布置: i. 请放置如下物品:桌签、铅笔、中心稿纸、茶杯/ 矿泉水() d) 音响设备: i. 布线:根据所有会场设置及人员情况,分配布线方案—() ii. 调试:() 1. 会议接到通知后,调试所有设备是否有损毁,如有损毁及时更换 2. 会议开始前 2-3 小时,确定会场内所有音响设备完好, 电源充足,可以使用;如有问题采取备用方案 3. 备用方案:调试中,要确定 1-2 个移动话筒,并调试可使用,用于临时发言人或应急使用 4. 会中操持: a) 嘉宾行车指引: i. 确定嘉宾名单,根据人员情况发送当日停车证(邮件/ 邮寄) () ii. 如有重要领导,需要在重要路口位置及门口进行引领工作, 并制作相关水牌或指示牌();引领指示牌制作( ); iii. 嘉宾至会场门口,如需要中心领导接待,提前需要西门接应同事告知位置,及时联系领导迎接() b) 嘉宾欢迎: i. 院内升国旗() ii. 在前台接待处需要配合欢迎词() 具体内容请参考: 欢迎文字内容可为:“欢迎**** 视察中心”、“欢迎**** 莅临中心”、“欢迎**** 、**** 、**** 莅临中心”、“欢迎**** 莅临中心”) c) 嘉宾签到: i. 本次不设签到台, 中心领导在门厅等候嘉宾到场, 并引领至嘉宾休息室(国际合作会议室)() ii. 嘉宾签到室请布置如下物品:茶杯、热水壶、水果等() d) 会议开始: i. 召集中心员工落座() ii. 请嘉宾休息室嘉宾落座() iii. 请市长落座() iv. 会议期间茶水补水() e) 会议 PPT 播放 i. 确保 LED 屏幕工作正常() ii. 会议开始前播放过场 PPT () iii. 提前收集 PPT 放入播放电脑中,并调试电脑播放正常() iv. 报告期间 PPT 播放() f) 会议期间音响、麦克 i. 配备一名音响调试人员() ii. 在参会人员发言期间或应急情况发生时,需要配备一名传递话筒人员() iii. 负责会议期间调节演讲位置麦克高度() g) 会议期间录音、速记 i. 录音笔:提前放置,位置在音响附近即可() ii. 音响设备自带录音,调试是否可用() iii. 速记:本次会议不单请速记,采用录音听写速记() h) 会议期间摄影、摄像: i. 人员需于两小时前抵达会场布置设备,提前确定到场情况( ) ii. 摄像需固定位置/ 流动摄像, 将整体摄像思路进行提前沟通() iii. 会议期间摄影需提前沟通要求,明确希望要的图片内容及效果() i) **** 寄语 i. 内容确定:“促成长、共跨越”——文字内容落实人: 设施确定:签字笔,签到薄() ii. 引领签字并题字() j) 合影- 地点:中心正门前台阶 a) 位置安排(详见七、照相位置图)() b) 摄影师安排: 与会议摄影公用; 但是要求多带设备, 补光和照明设备都需要备齐() c) 座位摆放安排: 提前将领导照相座位安排在休息室, 并贴好桌签; 正门需全面四扇门全开() d) 会议结束后, 应立刻召集大家在门前等候照相, 并留出领导出门位置() 5. 晚餐安排形式:桌餐 a) 预定、点菜、酒水( ) b) 办公室 2 人提前到餐厅() c) 一辆车先期引导,保证路面畅通() d) 与领导合影完毕后, 请市领导、科委领导、经信委领导乘坐考斯特就餐() e) 中心人员请乘坐 292 车