物资申购、采购、入库、保管、出库管理制度及操作流程.doc

太子庙中心医院物资申购、采购、入库、保管、出库管理制度一、总则1、为保障医院正常生产经营的连续性和秩序,使物资管理作业合理化,减少库存资金占用,特制定本制度。2、通过本制度明确物资管理作业规定,指导和规范操作人员日常作业行为。3、仓库管理应保证满足医院生产经营所需的物资需要,不缺货断档,并使库存物资、采购成本总额资金费用最小化。二、存货计划与控制1、仓库以适质、适量、适时、适地之原则,供应所需物资,避免资金呆滞和供货不足。2、对订有标准的物资品种进行控制,实际库存量降到订购点时,即可提出补充采购计划申请。3、认真准确完成物资的出、入库工作,杜绝出、入库过程中造成的物资短少、错乱。对单据、账册及各种原始凭证认真整理、保管不得遗失。三、物资的采买收发管理规定(一)、申购1、要采买物资首先要填写申购单,并经过申购批准,没有经过申购批准的物资一律不得采买,违规采买,财务将给于不报销处理。2、物资申购单由申购人填写,经部门经理复核,仓库核量,财务审核,总经理批准后交由采购人员采购。3、申购单一式四联,所有字签完以后,申购部门自己留存一联作为部门留底,交仓库一联作为收(入)库核对用,交采购一联作为采购人员采购凭证、交财务一联作为财务核对付款用。4、工程用小综物资零星采买也按此执行,大综物资采购或招标另出台管理规定。(二)、收料与入库1、循环使用物资进库填写入库单,销耗性使用物资进库填写收料单。2、物资到医院办理收(入)库手续时,仓管应依据清单上所列物资进行核对、清点,经使用部门或申购人员及技术检验人员对质量检验合格后,方可入库。3、如发现名称、型号、规格、数量不符或包装破损的,应通知采购处理。(所有来货来料必须在数量清点完成,供、收双方共同确认的情况下签单收货,数量异常时,则签收实收数量并要求送货人员签字确认方可收货)4、对收存入库物资核对、清点后,由库管员及时填写入库单或收料单,入库单或收料单一式三联,仓库留存一联作为登记仓库帐用、交采购人员或送货人员一联作为采购或供货部门请款报销凭证、交财务一联作为付款记帐用。5、库管员要严格把关,有以下情况时可拒绝验收或入库a)未经审批的采购。b)与合同计划或请购单不相符的采购物资。c)与要求不符合的采购物资。 6、因生产急需或其他原因不能形成入库的物资,库管员要到现场核对验收,并及时补填入库单或收料单。7、对入库物料第一时间做好标识卡记录,标识卡要注明品名、型号、规格、来货时间及供应商和实际入库数量。物料标识卡必须置于物料正面最易看到的位置,做到数据易读取易记录。8、库管员在物料入库时发现问题,未及时或于次一个工作日内报告处理的,该物料视为合格。9、仓库管理员对所有入库物品及时入帐,对在存仓库物品造册登记。可用金蝶软件或电子表格记账。(三)、出库或领用1、循环使用物资出库填写出库单,销耗性使用物资出库填写领料单。2、物料出库必须要有出库单或领料单,出库单或领料单由领用人填写,经部门经理复核,仓库核量,财务审核,总经理批准,所有字签完以后交由仓库发货。3、出库单或领料单一式三联,领用部门自己留存一联作为部门留底,供领双方在确认出库物料的品种、规格、数量和质量后把余下二联交仓库,一联作为仓库出库记账用,另一联由仓库交财务作为仓库出料发货凭证用。4、凡持经各方人员签批的出库单、领料单经确认后,方可领料出库。若领料单出库单上签字未完成、字据不清或被涂改的,库管员有权拒绝发放物资。5、库管员必须根据进货时间,遵守“先进先出”的原则进行物料的发放;库管员须对所有出库物资及时入帐。6、领料人员所需物资若无库存,库管员应及时通知使用者,使用者按要求填写申购单,经批准后及时采购。7、领料人于物料出库时发现问题,未及时当场处理的,则该物料视为合格。8、任何人不办理领料手续不得以任何名义从仓库内取走物资,不得在货架或货位中乱翻乱动,库管员有权制止和纠正其行为;物料出库提运过程中,禁止领料人随意进入仓库内部场所,对不听规劝的可拒绝发货并上报领导。9、以旧换新的物资一律交旧领新;10、对于各部门领用的各种工具、办公用具、设备,仓库均要做“各部门在用工具、办公用具、设备台账”,记录各使用部门在用情况,并于每年年底盘点一次相互核对。11、坚持原则,不徇私情,严格按批准数量、质量领取、发放物资。四、物资退库管理规定1、由于计划变更或取消计划引起的领用物资剩余时,应及时退库并办理退库手续,退库由退库人员红字填写出库单或领料单,签字、审批、收货、单子流程按新料入库办理。2、正常循环使用物资退库时,由库管员红字填写出库单,经退库人员签字后,一联交退库人员作退库部门留存,一联仓库留作登记仓库帐和各部门台帐用,一联交财务作为记账核对用。3、销耗性物资损失或循环使用物资报废时,仓库须填写“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”,