采购管理制度及流程.doc

采购管理制度为了使酒店的采购工作走上制度化、规范化, 合理控制成本, 加强内部工作协调和提高工作效率, 特制定本采购管理制度: 一、采购管理部门酒店设立专职采购部, 隶属酒店财务部管理, 接受财务总监及其它部门的监督, 全面负责酒店的采购工作. 二、采购部工作基本要求 1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意; 2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质, 月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单; 3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定; 4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责; 5. 采购部须每月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库, 以书面形式汇报给酒店财务部及董事会; 6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管, 有人员变动时须全部列入移交. 上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库; 7. 采购时间要求: 一般物品采购时间为3天; 急用物品当天必须采购回来; 印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购; 8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品, 否则财务部将不予以报销; 9. 禁止其他部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜; 10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜. 对到期的应付帐款, 酒店应及时支付, 以建立酒店良好形象, 维护酒店财务信誉, 同时也为日后的采购工作提供便利. 三、采购审批程序 1. 采购单审批程序: 使用部门人员(或仓库管理员) 部门经理及负责人采购部询价行政总监同意总经理同意执行董事同意(大宗商品)董事会通过申购单返回采购部注: a. 装修用品可由工程部各负责人直接下单至采购部,但一定要标注好所需材料的要求; b. 其余部门采购商品总价格在 1000 元以下(包括 1000 元)由行政总监签字确认, 采购部方可采购; 商品总价格在 1001 至 2500 元的(包括 2500 元) 必须由总经理签字确认; 商品总价格在 2501 至 5000 元的(包括 5000 元)必须由执行董事签字确认; 2. 赊购( 月结) 物品采购审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜, 水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货. 其它物品按上述第 1 款程序执行. 各月结供应商选定办法: 采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价, 采购部、使用部门、主管副总、财务部组成供货商评定小组, 通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格, 与供应商确定固定的一个月的供应价, 在此确认期间内, 供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料. 四、采购监督采购成本的控制由财务部、采购部及使用部门监控, 平时各部门应及时到市场上了解价格行情, 以促进酒店采购成本的控制与监督. 五、供应商管理 1. 财务部应定期( 每月或每季度) 牵头, 组织财务部、采购部、使用部门对供应商进行评估( 酒店每类物品须有至少三家供货商), 淘汰部分不合格供货商. 2. 选用供应商角度采用 1+2+N 原则,所谓 1+2+N 是指一类商品一个主供应商、 2 个辅助供应商、 N 个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商