会务组工作方案.doc

会务组分工及工作方案一、工作目标及主要任务全力做好有关会务组工作,确保座谈会得顺利进行。主要任务:拟定本组工作方案;负责座谈会得接待工作;负责礼品、纪念品、签到表、座次牌得设计制作;负责准备会议资料;负责座谈会期间各项活动得后勤保障工作。二、人员安排负责人:刘芳三、会务准备 (一)场景布置(协助广告公司):1、(1)40周年华诞展及各专科展牌;(2)彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等;(3)音响得调配;(4)相关歌曲得准备(国歌、院歌、背景音乐等);(5)新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式得相关准备工作;(6)“千人宣言”仪式得准备工作;(7)颁奖证书得准备;(8)院庆工作牌得统一制作。2、会场座椅得摆放(按不同颜色座椅区分ABCD区,方3、摆放主席台;4、准备嘉宾名牌;5、准备嘉宾胸花(院外所有嘉宾)、附院院庆小手旗;6、摆放矿泉水;7、准备会议资料及礼品装袋;8、在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏;9、会场卫生间得指示牌(通知资产管理部做好清洁卫生工作)。▲资料袋内物品:(1)产品介绍(2)座谈会专题片DVD(3)座谈会活动手册(4)纪念品(二)嘉宾接待刘芳姜芳榕1、庆典大会当天提前到大会现场,熟悉嘉宾坐席;2、迎接嘉宾,指引嘉宾到报到处签到(协助礼仪小姐及义工);3、协助嘉宾领取会议资料及礼品,指引嘉宾就坐(协助礼仪小姐及义工);4、所有嘉宾入场完毕,工作人员到指定区域就坐;5、庆典大会结束,工作人员指引嘉宾离场乘车。(三)嘉宾签到刘芳1、负责嘉宾签到(准备嘉宾签名册或签名卷轴);2、及时核对到会嘉宾名单(准备一份参加庆典嘉宾名单);3、准备文房四宝若干,以便有需要得嘉宾题字;4、负责会议资料及礼品得发放及保管工作。(注:前一天晚上已到宾馆签到得嘉宾,不再签到及发放资料袋,只在会场摆放议程单张。)(四)应急工作刘芳1、负责因天气等原因主会场转移工作;2、在附院礼堂做好备用会场得准备工作;3、突发事件得紧急处理(协同院庆活动应急组);4、现场保健医生及常用药品得准备;5、由附院员工组成观众预备队伍,约100人,在现场观众过少时到场就坐,避免冷场。四、时间安排及分工根据工作内容,会务组分为后勤保障小组、礼品小组,分别负责座谈会前与座谈会期间得所有后勤保障工作,礼品设计、制作、发放等工作,座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工如下表:时间工作任务负责人工作小组11月1日确认住宿事宜刘芳保障小组11月5日礼品初步设计刘芳礼品小组11月6日会场确认刘芳保障小组交通用车检修刘芳保障小组11月9日礼品制作刘芳礼品小组会场环境、交通、医疗、食宿再检查刘芳保障小组11月10日会场布置刘芳会务组全体礼品、会议材料分装、检查刘芳会务组全体接待人员具体工作安排刘芳会务组全体11月26日接待座谈会邀请与会人员刘芳会务组全体会场、论坛会场最后布置检查刘芳会务组全体会议礼品、(如果需要)刘芳、姜芳榕保障、接待11月27日庆典会议服务刘芳会务组全体座谈会邀请与会人员吃住行服务刘芳会务组全体10月27日座谈会邀请与会人员离会服务刘芳会务组全体会场后续工作刘芳保障小组与会人员礼品发放刘芳礼品小组注:把握细节规范办会会务工作就是办公室得一项经常性工作,会务工作得好坏,直接影响到会议得质量与效