项目资料管理办法律师整理.doc

项目资料管理办法编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人项目资料管理办法一、,陆续收集、及时整理,当工程项目完工或终止时,项目资料管理负责人将所积累的项目资料及移交公司总部档案室归档的整个过程。、整理和保管、利用,结合公司工程项目的具体情况,为加强项目资料与总部的衔接,进一步提高档案管理水平,有效保护和利用档案,充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用。,实行统一编码及归类管理。。二、,对公司和项目具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。按项目的各个阶段归档,并定期做好已经完成的立卷归档工作;项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。,在向集团公司档案管理部门移交档案时,一并上交。、整理,资料项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全,必须使用档案规定用笔。(见本文第四部分:施工现场资料分类及说明),并资料盒的脊背与封面标识(见本文第六部分:文件盒/文件夹标签样图),做到整齐、美观,便于查阅。资料盒内应包括卷内目录、资料封面和资料内容三部分,卷内目录及资料内容必须对应一致,层次清晰。卷内目录(文件)见附件1,资料封面可根据实际自行设置。,对于需要在公司存档备案的工程资料及文件,必须及时送达。,应催促施工单位按合同约定的时限将全部工程档案移交城建档案馆,同时应要求施工单位提供三份完整的工程档案资料和竣工图给项目部,并及时送达公司存档。,负责管理好有关工程技术资料的归档保存和借阅管理,对于比较重要的文件或图纸等资料,还应登记好相关借阅内容及时间,并要求对方按期归还。,经档案管理人员核查无误后,档案立即归入档架。、检查、监督、商请和业务衔接等事务的所有往来文函以及公司内部公文。、总公司公司或其他兄弟单位发来的文件和外来文件,均由项目资料管理员统一签收,开拆,登记,按不同类别进行分类处理。2、对需要办理的文件,应先送负责人签注拟办意见,再根据公文内容和性质直接送有关部门办理。3、收到急件时,应马上处理,一天内答复;一般要办理的文件,三天内应办理,最迟不能超过七天。需要研究而不能马上处理的,也要先书面或口头简要回复。、,项目部收到复印本,项目资料员应做好登记手续,建立合同管理台帐,以便项目工程师及时查阅。(含电子文件、效果图等)、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。工程部资料员负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理,并负责定期清理工程档案,按要求及时移交公司总部档案室存档。、登记、归档1、项目资料管理员在收到设计规范部发放的图纸后,应根据图纸的专业内容按要求填写好图纸的卷内目录(见附件5)2、项目资料管理员将按合同条款规定发放图纸,同时填好《设计图纸变更工程指令发送登记表》(见附件6)。3、项目资料管理员定期对图纸进行整理,对已竣工项目的图纸,应移交公司总部档案室档案员归档。对作废的图纸,应及时清理,防止误用。三、资料管理流程收集:随项目前期开发的开始,各部门随时收集相关资料,资料收集要做到及时、完整。第一责任人为各部门经理,第二责任人为部门文员。整理:分类:分类方法按本文第四部分“施工现场资料分类及说明”分类归卷:以施工现场资料分类立卷,一类一卷。编号:编号方法详见本文第五部分“工程资料编号管理指引”。案卷目录:根据归档进程编写案卷目录,以备查阅。管理:由各部门资料员负责管理。移交:项目完工(或阶段完成)后,各部门资料员将本部门归档的工程技术资料的原件移交集团办公室。资料管理流程见下图:现场资料管理流程图分类归卷编号移交管理收集整理案卷目录总部工程项目部四、、:包括