工程监理部某省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则word范本.doc

福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则第一部分总则第一条依据:交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《交通档案管理办法》及省有关建设项目档案管理规定。第二条适用范围:在本省区域内从事高速公路及高速公路连接线建设工程的新建、改建、扩建等有关活动的参建单位。第三条定义:高速公路建设项目文件材料,是指自项目立项审批(核准)至竣工验收全过程产生的,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种类型载体的历史记录。高速公路建设项目档案,是指按照项目档案组卷要求,经系统整理并归档的高速公路建设项目文件材料。第二部分工作组织与职责第四条遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则,省高指对各项目法人、设计、施工、监理、试验检测单位的档案赋有监督、指导、咨询和检查职能。第五条高速公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作,承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责。实行“两纳入”、“三同步”,即将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序,纳入招投标制、合同管理制;与工程建设同步收集、同步整理、同步归档,“三同步”工作必须纳入工程季度、半年度、年度检查考核范畴。第六条按照“谁形成谁负责”的原则,项目文件材料的收集、整理、归档应由文件材料的形成单位或部门负责,不得委托他人。项目设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围,做好相关设计文件材料的收集、整理、归档工作,同时还必须向项目法人单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件(DWG格式文件)。项目监理单位在做好监理文件材料收集、归档的同时,应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查,在签订中间交工证书时,要查看已完工工程的施工资料是否收集齐全,符合要求方可签字。在合同段交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作,将档案编制工作纳入施工管理职责范围,自觉接受监理单位、项目法人、质监部门和上级档案部门的监督、检查。第七条项目法人单位与设计、施工、监理、试验检测、科研单位签订合同或协议时,应设立档案管理专门条款,特别是在与设计单位签订合同时,要求设计单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件(DWG格式文件)。档案管理专门条款如下:(一)收集整理依据:《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《福建省公路建设项目档案管理办法》、《福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则》及国家、省有关公路建设项目档案管理有关法律、法规;(二)归档份数:原件完整1套;(三)载体形式:纸质文件与电子文件同时归档;(四)移交内容及套数:见第五部分第三十八条;(五)完成时间:各设计、施工、监理、试验检测单位应在合同段交工验收前,完成项目档案的整理、归档和向项目法人单位的移交工作;(六)违约责任:合同段未完成项目档案整理、归档、移交工作的,不得组织交工验收,并扣留工程保证金的10%作为违约金。第八条各参建单位应在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络(见下图),指定一位总工程师或技术负责人分管此项工作,负责督促、指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查,并配备与档案任务相适应的专(兼)职档案人员,并保持其稳定性,负责文件材料的收集、整理、立卷、归档和利用工作。明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求,层层建立档案管理岗位责任制,保障档案工作顺利开展。(一)项目法人单位档案管理框架图分管领导:副总或总工专职档案员征迁办档案员人事部档案员财务部档案员现场管理处档案员工程部档案员综合部档案员各施工单位档案员各试验检测单位档案员各总监办档案员各代表处档案员质安部档案员(二)施工单位(项目部)档案管理框架图分管领导:总工或技术负责人专职档案员农资办档案员工地试验室档案员综合管理部档案员计划合同部档案员物资设备部档案员安全环保部档案员工程技术部档案员施工队伍档案员(三)监理单位(总监办)档案管理框架图分管领导:总监或副总监专职档案员综合部档案员合同计量部档案员工程技术部档案员××标驻地办档案员××标驻地办档案员××标驻地办档案员(四)检测单位参照上述框架图。第九条各参建单位应设置与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备,特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护,其费用应按国家规定列入工程概算。档案库房的管理应达到《福建省档案安全管理工作规定》(闽档[2008]28号)的要求。(一)项目法人单位:1、档案用房面积应不小于120m2,库房、阅览室、办公室三分开,,房顶选用阻燃材