7.文件归档及填写要求.doc

工程管理文件归档及填写要求业主与监理工程师、承包人之间都有大量的函件往来,这些函件大都与工程的质量、进度和费用有关,妥善保存这类函件,对解决延期、索赔或合同的纠纷有用。一切来往的函件均应分类编号存档保存。一、文书归档分类1、行政档案(1)业主与监理工程师之间来往的函件;(2)业主与承包人之间来往的函件、书面协议、申请批复、会议记录;(3)监理工程师与承包人之间来往的函件、书面协议、申请批复、会议记录;(4)业主与技术专家之间往来的函件;(5)监理工程师与技术专家之间往来的函件;(6)监理机构内部往来的函件、请示报告、报告批复;(7)业主与第三方之间的来往函件、协议;(8)工程监理月报、日志;(9)计划、统计文件;(10)录相、照片。2、合同管理档案(1)招标文件;(2)投标书;(分为8个合同段)(3)合同协议书(业主与承包人之间);(4)业主与监理之间的服务合同文件;(5)业主与承包人之间的服务合同文件;(6)投标担保文件;(7)履约担保文件;(8)动员预付款担保文件;(9)保险文件;(10)工程变更申请与批复文件(图纸另存);(11)工程延期申请与批复文件;(12)索赔申请与批复文件;(13)价格、单价的变更申请与批复文件;(14)合同外工程方面文件;(15)其它有关合同管理的文件。3、进度管理档案(1)工程开工令;(2)工程暂停令;(3)工程复工令;(4)工程开工申请;(5)业主、监理、承包人之间有关进度计划方面的文件;(6)工程项目旬、月、年、总体计划进度与实际完成方面文件;(7)其它有关进度方面的文件。4、质量管理档案(1)施工组织设计文件;(2)变更设计图纸;(3)现场指令;(4)工程质量报验、抽验记录(附照片);(5)工程质量报验、验收记录(附照片);(6)工程材料试验、抽验记录;(7)工程施工记录(附照片);(8)施工图设计;(9)竣工图纸、工程移交和工程缺陷责任期文件;(10)业主、监理、承包人之间有关工程技术和质量方面的文件。5、费用管理档案(1)有关费用管理方面的资料、文件;(2)合同内、外,工程计量原始、汇总凭证;(3)各类支付证书、及相应附表;(4)保险单及付款收据;(5)工程工作量进度月报;(6)其它有关费用支付方面的资料、文件。二、管理文件的有关要求1、管理文书(包括文件、表格、资料)的开本一律采用A4纸。2、管理文书的印制,可采用复写或复印。当一式多份文件采用复印时,其报批或批准的原件应为用墨水手写件并盖以“正本”章,其复印件应盖以“副本”章,复印件(含原件)必须在复印后逐件签字、盖章、否则文件无效。三、管理文书报送日期规定1、月报(1)凡属监理(总结、支付)月报(指上月21日至本月20日)的管理文书,送达收件人的截止日期(时间均为17点前,