档案管理制度(蓝本文字版).doc

存档:以公司名义下发的文件原件及正式件(2份)由档案室存档。档案管理工作:负责日常办公档案和工程技术档案的收集、整理、保管、统计、使用工作。档案员岗位职责所属部门:办公室直接上级:办公室主任一、岗位要求:大连市内四区户口(父母也应是本市户口);女性,年龄45周岁以下,身体健康;学力大专以上,其中档案负责人须具有档案员以上资格证书;严谨认真,一丝不苟,保密意识强。二、岗位职责:负责定期收集档案工作。包括公司内部各种文件、领导讲话材料、会议纪要、外部收发文件、企业有关的图表、各种协议、合同、工程技术档案、有关各种活动或各种检查工作的相片、录音、录像等音像资料,其他各种具有保存价值的文件材料、重要工作经验材料等。负责档案整理和保管工作。对收集起来的档案分门别类加以整理并编号,使之系统化,便于查找。同事运用科学手段对各种档案,才去保护措施,进行系统管理。档案鉴定工作。按档案分类保管年限,对失去保存价值的档案进行审查鉴别,根据公司领导批示,按档案管理规定进行处理。档案借阅工作。为领导、各部门查阅档案提供服务。档案保密工作。对各种档案严守秘密,不外露、不随意借阅。档案管理制度总则为加强公司档案管理工作,有效的保护和利用档案,维护公司合法权益,他制定本规定;本规定所称的档案是指过去和现在的公司个基本门及员工从事业务、经营、管理工作、公关宣传等活动中所直接行程的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录;公司及各部门、员工有保存档案的义务;档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。档案机构及其职责公司各部门指定专人负责档案管理工作(即档案员);档案工作由公司办公室统一领导,档案室负责接收、收集、整理、立卷、保管的档案和提供其利用工作,办公室要监督各部门、各下属工业企业、各公司的档案工作。办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。档案的管理整理办法:1、方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷;2、步骤:A、收集文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷;企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册B、整理根据分类和成立时间整理。C、分类根据具体内容分类。D、立卷区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。过程管理:1、属于公司保管的档案:公司几个下属公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交档案室保管,任何人不得据为己有。2、属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分组保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。监督:办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录,预立卷材料的目录进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作销毁:须报总经理批准,销毁时应由两人以上负责监销,并在清单上签字。公司档案的分类及编号:指定档案员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作。在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。借阅:具体见《档案借阅制度》。分级查阅:具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。档案备份制度公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必需备份。各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务