天津市电子公文归档管理办法.doc

天津市电子公文归档管理办法天津市电子公文归档管理办法第一条为加强和规范机关政务活动中形成的电子公文归档管理工作,根据国家《电子文件管理暂行办法》(厅字〔2009〕39号)以及天津市有关电子文件管理的规定,制定本办法。第二条本办法适用于本市各级机关、团体、事业单位从事政务及其相关活动产生的电子公文归档管理。企业单位及其它社会组织可参照本办法执行。第三条本办法所称电子公文,是指在电子政务活动中产生并依赖各办公自动化系统处理后形成的具有参考、利用价值和规范格式的电子数据。其它电子文件可参照本办法执行。第四条电子公文归档与管理工作,应遵循电子公文真实、完整、有效、安全的原则,做到电子政务活动中产生的有价值的电子公文必须归档和归档的电子公文必须规范,确保电子公文安全管理。第五条市、区县档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则,负责对本级国家机关、团体、事业单位产生的电子公文归档管理实行监督指导。第六条电子公文的归档管理工作应统筹纳入本单位电子政务和档案信息化建设规划。第七条电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性,归档前由电子公文形成部门负责,归档后由档案管理部门负责。电子公文运行系统和档案管理系统均应有严格的技术保障措施,保存必要元数据,确保电子公文的真实、完整、有效和安全。第八条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作,明确部门和人员职责,制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。第九条基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文,元数据要求和用法执行《天津市文书类电子文件元数据方案(试行)》(津档发〔2012〕15号)的有关规定;电子公文归档的数据组织结构执行《天津市文书类电子文件数据存储结构要求(试行)》(津档发〔2012〕15号)的有关规定。第十条非电子公文管理系统形成的电子公文,要使用档案管理系统进行归档管理,元数据补充完整,形成规范的电子目录,电子目录字段至少包含档号(含组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、盒号、件号)、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级等信息;电子公文保证与纸质文件内容一致,进行版式转换,纸质档案进行数字化处理后,对照目录进行挂接;向综合档案馆移交时数据库结构参照《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》(DB12/T118—2005)执行。第十一条电子公文形成单位未应用现代化办公手段的,要对纸质文件及时收集、整理、归档,并进行数字化扫描处理,形成电子目录,同第十条要求,并指明档案原文存储位置。第十二条档案管理部门负责接收本单位形成的应归档电子公文,按照本单位的利用需求以及向同级档案馆移交的要求,对接收后的电子公文进行规范化整理、补录、鉴定、存储、备份等工作。第十三条各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档的有关规定执行,电子公文的归档内容包括:(一)符合规范的电子公文版式文件,原格式电子公文定稿(签发文)、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。(二)系统形成的原格式电子公文原件,包括电子公文定稿(签发文)、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。(三)文件处理单及领导审阅签署的重要意见。(四)基于系统管理的电子公文元数据。(五)基于系统管理