世界强集团公司会务接待工作手册.doc

世界500强集团公司会务接待工作手册目录第一章接待工作 2一、接待工作基本要素 2二、准备 3三、交通 7四、会谈 8五、参观 9六、住宿 10七、餐饮 10第二章会务工作 14一、准备 14二、材料 14三、食宿 15四、交通 15五、场地 16六、其他 19七、会务工作中一些注意事项 20第一章接待工作接待工作是展示XXX风格和管理水平的主要任务之一,也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都有严格的计划,但有时会有突然性和多变的特点,这就要求接待部门的工作热情周到、耐心细致、有条不紊。同时,在接待工作中,要严格遵守上级单位和单位的有关规定。 1。接待工作的基本要素接待工作主要要注意5W元素:什么,什么时候,谁,怎么做,在哪里。 1,(原因) 首先,我们应该知道参观的目的。这是接待工作的基础,因为所有后续工作都必须按照这一原则进行,通常包括:商务谈判、商务接触、合作协商、研究考察、会议出席、仪式出席、礼仪访问等。 2,(时间) 这是指客人来访的日期和时间,包括到达时间,在我单位停留时间,出发时间,以及相关的巴士航班等等。 3,(人员) 人员是指客人的基本构成,包括人数、姓名、身份(职位、级别等)、性别、民族等,尤其要了解客人对最高领导的情况。同时,根据访问的原因和人员情况,确定我们的接待人员,一般要把握“对等接待、身份对等”的原则。关键是确定我们接待的最高领导人。 4,如何(模式) Mode是前台接待采用的一种形式,主要由接待人员决定。不同的原因将决定接收地点的选择和布局。 5,(位置) 地点主要是指送、会、住、吃等地方。决定接待地点的主要原因是来访的原因、人数和客人的身份。例如,在举行会议或仪式时,可以在正式的会议厅旁边提供一个小休息室,供双方领导人在会议前小睡片刻。会议选择的席位数量应略高于与会人数,达到沟通和谐、相对轻松的效果。另外,临近的原则也是需要考虑的一个因素,所以谈话、住宿、吃饭的地方都比较接近或沿着这条路走,可以节省时间和精力。两个。准备接待前的准备工作是接待工作的重要组成部分,是整个接待工作顺利进行的基础。准备工作包括访问信息的确认和补充,接待规格的确认,接待计划的制定。(1)确认来访信息收集访问者的信息是做好准备的基础。接待任务完成后,首先要确认客人的信息,包括以下几个方面: 1。访客:包括访客人数;主要成员的姓名、身份(职位、等级等)、性别、国籍(在饮食、住宿等方面有特殊要求和****俗)、随行联系方式和联系方式。 2。访视计划:包括访视目的、访视时间、出发时间、交通方式、飞行方式、是否需要订房、订机票、取送等。此外,我们还应将接待人员的姓名、联系方式等信息告知客人,以便双方沟通,及时更新信息。联系时需注明姓名、电话号码、日期、航班时刻表等关键信息,请确认对方,确保准确性。(2)补充信息客人提供的信息非常有限,不足以支持接待的顺利完成。因此,接待员应该根据已知的情况扩展信息。 1。考察单位情况:包括考察单位的概况、特点和概况。信息被提取、整理、打印,然后分发给接待的主要领导和工作人员。 2。重要客人的主要体验是客人受到尊敬,需要一对一的接待。接待人员应了解客人的个人信息,包括个人资料、主要经历等,只有这样才能在接待过程中完成细节工作,让对方感到愉快。(三)规范定位在接待工作中,规范定位是一个非常重要的环节。掌握相关信息后,我们会根据来访者的情况、时间和目的及时向主管汇报,确定我们的接待规格和参加人员,制定接待计划。一般来说,根据实际情况,接收规格分为三种形式。 1。对等接待是最常见的接待形式,是指同一级别的领导和客人所采用的一种接待形式。 2。规范接待是指我们接待的领导所采用的高于客人职位的接待形式。低度接待是指客人陪同客人进行的一种接待方式。在准备接待工作时,只有正确定位接待规格,才能决定邀请哪些领导参加,如何安排车辆和行程,从而完成接待计划。(四)制定计划制定计划是接待工作的重点之一。尤其重要的游客应该报告给主管领导及有关同志及时,听领导的安排做接待工作,并保持会议接待工作,在安全、运输车辆、陪同人员、支出,活动安排,接待规格,接待网站,报告内容,等。为了确保接待计划的顺利实施,在路线观察、后勤保障、宣传报道等方面要准确、适当部署。填写《接待服务安排表》,即可完成详细的策划工作。关键要素包括以下三个方面: 1。材料准备,包括:住宿安排、用餐安排、会议地点、访问地点、接待车辆及相关书面材料。 2。参与者根据对方来访的目的和活动的需要而定。关键是要落实我们前台的最高领导。资金准备和适当的接待资金是必不可少的。附:接待事务安排表填表时间:来访单位来访时间会晤地点主要内容来访单位成员联系人:联系电话:会见领导接待人员经办人:联系电话:会晤安排馈赠礼品备注(五)检查准备准备工作完成后,应从头到尾将整个接待