文件受控管理方法及流程.ppt

文件受控管理方法及流程培训目录文件管理层次及要求1受控的含义及方法2受控印章的使用及授权3文件发放、回收、销毁流程4文件管理层次及要求?为什文件需要分层次管理?意义:大纲-----概论-----章节展开?一个组织(企业)的运行一定是动态的,作为行为准则的管理文件也是随之需要发生变化的,如果不分层次管理,那么牵一发而动全身,会导致管理文件始终在变动,不利于管理的稳定;采取分层次管理,按照企业变化的程度,只需要对相应层次的文件做变化即可,可以保持文件架构的稳定性。不分层次——牵一发而动全身分层次——头痛医头,脚痛医脚文件管理层次及要求?文件层次管理模式管理手册程序文件三层次管理文件(职能部门)三层次管理文件(项目部)技术文件记录一层次二层次三层次(文件)三层次(记录)受控的含义及方法?为什么文件要受控?(含义)状况一:文件发行份数不清楚,需要回收更改/作废时,不知道该收多少份回来;状况二:现场复印了一些文件,文件变更后,现场存在新旧两个版本的文件;状况三:文件丢失,因无法查证也无法追责,导致无人问津;状况四:需补发文件时,找不到原件,重新打印时又搞错版本。受控的含义及方法?受控的方法加盖受控印章!鲜章有效,复印无效!发放/借阅/回收均登记!发放采取编号管理!原件归存,发放时复印加章!受控印章的使用及授权印章名称图样授权使用人员备注“受控”印章办公室文控员生产管理部文控员规划技术部文控员日期可调“作废”印章办公室文控员生产管理部文控员规划技术部文控员“临时”印章办公室文控员生产管理部文控员规划技术部文控员“技术秘密”印章规划技术部文控员蓝色受控印章的使用及授权?受控印章授权的几个要点:?专人注册领取使用,不得他人使用;?如管理者因故需将使用权转移时,必须进行临时授权,签字生效;?印章遗失应及时报告,补发新印章,原印章(编号)作废;?加盖印章/发放文件/回收文件均登记并保持记录。文件发放、回收、销毁流程?发放流程:?编制/发放部门持签署文件原件、需发放份数的复印件交相应的文控管理员;?文控管理员保留原件,在需发放的复印件上加盖“受控”印章,并填写发放号;?编制/发放部门将加盖鲜章的文件发放至相应地点,并要求文件接收人签署发放记录;?编制/发放部门将文件发放记录上交给相应的文控管理员,并保留发放记录复件。