文书管理制度规范.docx

文书管理制度规范文书管理规定□总则第一条目的为使文书管理制度化,以增进文书处理之品质及效率,特订定本规则。第二条范围本规则所称文书管理,指总管理处各部、室、中心或各公司 (含事业部、业务执行部门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈),自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。□承办部门第三条总收发部门总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理,各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。第四条管理部门(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书,以各公司总经理室或管理处为管理部门;营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书,得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书,以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。(三) 关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。(四) 管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜 ;文书未按规定处理者,管理部门不得受理。第五条 主办及会办部门(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门 ,如有涉及其它部门时,其它部门则为该项文书的会办部门。(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如下表资料报送对象主办部门提供部门备注一、 金融机构二、 主管机构财务部门各公司会计处各公司会计处(科)各法律事务室法律事(一)税务主管(科)法律事公司会计处务室财务部如机构(二)商业务室各公司(科)各公司发布资料涉及及证券主管机总经理或独立会计处(科)公司业务政策构(三)工厂主厂区之管理部各公司会计事项应后始得管机构(四)外门资材部秘处(科)及技向外宣布。汇贸易主管机书室营业部术、工务部(一)务求文字构三、报界门各公司总门各公司会简要,设计新(新闻)资料经理室(统计处(科)各颖,以便作为四、业务往业格式由各公司公司总经理企业宣传之辅客户(业务上需会商决定,如室由营业部助工具。要及推广产品以企业体为门委请设计(二)编印前宣传资)五、主,则由各公编制各公司股东及一般性司总经理室提及总管理处客户(编制各公司或关系企业体年报)营业部门供资料并由总管理处总经理室汇编)有关部门□行文第六条行文类别(一)函:发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用(二)公告:就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。(三)便函:关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。(四)签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。(五)电报:业务处理须以电报行文时使用。(六)表格式公文:政府机关规定之表格式公文及公司人事令等可依实际需要印为固定格式使用。(七)其它:司法文书依据司法部门规定程序实施;诉讼文书,依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。会议记录及例行表报等的发送不必行文。第七条行文名义、署名及印信借用(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下 :以公司名义由董事长署名盖董事长职章:属政策性或影响公司重大权益的行文。以公司名义由总经理署名盖总经理职章:对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章:对省政府、市政府所属二级机构等的行文。对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。对税务、金融机关的行文。总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文 (但本款第六项另有规定者从其规定)。以公司名义,由经理署名、盖经理职衔签字章:对本款第二项所列以外的公家机构或公营企业、法人团体的行文。营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。以部门名义,由厂处长署名盖厂处长职衔签字章:营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。以部门名义盖部门章:采购部门对厂商的行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者,得盖用公司公章行文。因环境特殊或事实需要,须另行规定行文名义、署名及印信使用者,应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业各部门间应以部门名义行文,并依下列规定签署、用印:正式行文者,以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章;以业务接洽便函行文者,由经办部门主管及经办人署名,盖用部门章。总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件,盖用部门章。工务、资材、会计、总务等服务部门对其它部门的行文盖部门章。厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主