第三节印信管理制度1.doc

第三节印信管理制度概述第一条信指公司的公章、合同专用章、财务专用章、内部专用章、人名章等(以下统称印章)及营业执照、法人代码证、税务登记证、统计登记证等各种证照、法人委托书、公司介绍信、证明信等;第二条本制度适用于**公司总部及分部;第三条印信管理的最高机构为总部总裁办。印章管理第一条印章的保管:一、总部及各分部公章(含商店公章)、合同专用章由总部及各分部总办专人保管;财务专用章(含商店财务专用章)由财务部指定专人保管;各部门内部专用章由各部门经理保管;二、各单位印章必须保存在加锁的柜内(公章一律存放在保险柜内),若遇保管人出差或长时间(半天以上)外出,需将钥匙交部门负责人或指定专人保管;三、保管人如有岗位变动或调离公司时,须交清所保管的印章和用印审批单,方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在公司指定的第三者监督下进行,并填写印章交接单,由双方接交人及监交人签字确认,原则上由部门负责人监督交接;第二条印章的使用范围:一、公章:用于公司行文,办理委托书、证明、银行开户等日常公务使用;公章用于签订合同或协议时,参照“合同专用章”管理方法执行;二、合同专用章:用于公司与外部机构签订合同、协议使用;三、财务专用章:用于签证财务凭证、财务发票、收据及财务报表时使用;四、内部专用章:用于以部门名义印发的各类公文、函件、证明使用;第三条印章使用要求:一、公章、合同章:1、由使用人填写《用印审批单》,按照授权管理规定由相关领导审批,遇特殊情况,无法签字审批时,需在电话认确的情况下盖章,事后补签确认;2、公章保管人只有印章加盖权,没有审批权。印章使用审批人只有审批权,没有使用权。印章保管人凭印章使用审批单加盖印章;3、公章保管人在加盖印章时,要严格审查用印文件、合同、资料名称是否与审批单内容相符;4、所有印章原则上不得外借或带出办公室。更不得转交他人保管。特殊情况需借出的应履行审批程序,原则上借出印件须当日归还。5、存档方法:印信管理人员应留存一份用章文件、合同文本随《用印审批单》一并以月为单位按时间顺序存档。6、加盖合同专用章的合同,如合同条款涉及财务应收应付的,合同用章前应交财务部审核,并在用章后将一份交财务部备档。二、内部专用章:1、各部门申请内部专用章须经总裁/总经理审批(原则上人力资源部、业务部、客服部、物流部可以申办内部专用章);2、以各部门名义印发的各类公文、公函加盖内部印章前须经部门负责人审核同意方可使用;3、公司内部印章仅在公司给各部门的授权范围内有效,对外不具法律效力;证照管理第一条证照管理:一、总部及分部的证照管理(保管、使用)统一由总部及分部的总办专人负责保管。各商店营业执照正本由店长签字领出放于商店财务室保管;二、证照的申请办理年检、换证工作由行政部负责,并在办理完毕后交接给总办。三、营业执照、组织机构代码证等不得随意复印,复印件应从专管人员处获得,复印件上须加盖复印件使用专用章;四、使用证照原件须按流程审批,并办理相关手续后方可借出使用;第二条介绍信、证明管理一、使用范围:公司办理公务或证明员工情况时使用。二、管理要求:1、严格按照实际情况填写有关内容。2、保证介绍信的内容、编号与存根联一致。3、不得在空白的介绍信上加盖公章。4、每年1月15日前将上年度的介绍信存根和剩余介绍信归档、封存,一本介绍信不得跨年度使用。印信、证照的盘点总办负责