结算管理办法.doc

结算管理办法第一条结算流程1、结算中心将所有供应商的对帐日按照日期、类别进行划分,并且要与供应商协商落实。与供应商对帐时,需要提供验收的正式凭证(正票与退票)和增值税发票。2、结算中心在结帐前提前2天把结帐需要用的数据(进销存及发票余额等)整理好。3、财务部提前2天把结帐时需扣除的费用清单与采购部核对后交到结算中心。4、结算工作流程:验收单勾对(供应商对帐)——付款审批单——制作付款单——实现付款——付款单传递财务入帐。第二条对帐工作⑴验收单勾对之前,专人在系统里提取所需日期范围的验收单,在“采购结算系统→结算管理→抽单管理→提取验收单”模块里执行;⑵在验收单勾对模块进行勾对,勾对后打印“发票提交审批单”交领导审批签字;⑶在收回供应商手上的单据后在“已勾对验收单明细查询”,按“供应商编码+单据汇总”打印并签上操作员名称;⑷供应商提交的对帐的验收单据应以**公司运行的管理系统打印的验收单据为唯一有效结算凭证,包括配送中心验收单(正单、负单)、门店直配验收单(正单、负单)、直配调整单、退补单。配送中心验收单:配送中心验收或退货时打印。门店直配验收单:门店验收或退货时打印。直配调整单:用于对勾对数据的调整。退补单:由系统自动生成。注:后二种类型的单据应该在本次勾对时首先选中。⑸指定对帐日供应商提交验收单,结算中心对帐工作人员将供应商提交的验收单于对帐表上进行核对,将已完成对帐工作的供应商单据及对帐表已勾对供应商记录传递到下一环节。供应商对帐如有不符的在采购结算系统里进行明细核对,查明不符原因并及时处理。比如:供应商未提交验收退单,对帐表里汇总金额是不包括退货金额的,这样将不能完成对帐,则要求供应商提交完整单据,逾期将取消本次本帐。提示:①勾对以供应商提供的发票记往来账。②勾对后打印结算发票提交审批单,汇总后交领导签字,根据签字的单据录入“付款审批单”。③如勾对过程中发现无单据号,原因有三种:一是进入“提取验收单”按月提取;二是在“已勾对验收单明细查询”中检查是否已经勾对;三是业务数据不全,要求信息部检查。第三条结算(对账日期及付款日期见下表)结算包括付款审批与付款。1、对帐工作完成后,验收单据与对帐表已勾对供应商记录将传递结算环节,结算工作人员制作付款审批计划表(或者对帐表与付款计划审批表合二为一)提交领导审批。领导完成付款金额审批后,付款审批计划表返回结算中心,结算中心据此在采购结算系统里进行单据勾对与发票提交单录入。2、____号至___号提交付款审批计划表,由领导确认审批付款金额;____号至___号结算人员根据领导确认的审批付款金额与供应商完成发票提交及金额确认。3、如果供应商提交单据金额不完全勾对的,将本次需要勾对的完成后,供应商验收结算单据将被结算中心收回,需要打印一份未勾对验收单明细给供应商作为下次勾对凭证。比如:本次供应商提交的验收单商品品种为10种,总金额为1000元,根据公司要求本次只勾对单据里的其中8种