展会管理规定.doc

展会管理规定一、总则明确公司参展标准与操作流程,掌握国内外得大型专业展会得行情,持续改进与完善公司展会得组织、、适用范围本制度适用于展会得组织、信息收集与参展得程序管理。综合办行政管理员为展会统一负责人,原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办行政管理员进行工作交接,并负责给综合办行政管理员提供之前参加过得展会相关资料。三、展会操作规程(一)国内展会参展操作规程第一步:收集资料。收集与本公司业务相关得专业展会信息,并与展会组委会取得联系,向其索要参展指南以及参展注意事项;第二步:确展。经公司研究后确认参展及参展人员,筹备参展计划及人员分工;第三步:、洽谈合同签订事宜,合同签订后,催促对方尽快确认展位;第四步:,确定本次会议得广告代理商,如需广告宣传,经公司领导批准同意后,与其联系并签订合同,办理相关事宜;第五步:办理参展商证、参观证。摊位确认后,向组委会询问参展商证与参观证办理得有关事项,确定参观人数后,酌情办理参观人员得证件;第六步:,尽快预订房间,房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中得酒店,做到既节省费用又方便与客户洽谈;第七步:展会筹备。在展前得筹备时间内,参展人员按展会方案分工实施完成;第八步:,以确保参展过程中万无一失;第九步:,并将所有带回得客户名单输入公司客户名单,所有影像资料,在电脑中存档;第十步:存档。将所有展会得资料汇总装订成册,经董事长审批后存档,要求在电脑与档案橱中各保存一份;第十一步:落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续,积极申报各项扶持政策.(二)国外展会参展操作规程第一步:,特别就是国际专业展览会;与展会得组委会或中国承办方联系,向其索要参展指南及注意事项;第二步:,筹备参展计划及人员分工;第三步:签订合同。与展会主办单位或组展方联系洽谈签订合同事宜,合同签订后,催促主办单位或组展方尽快确认展位;第四步:签订广告合同。与展会组委会联系,确定本次会议得广告代理商,如需广告宣传,经公司领导批准同意后,与其联系并签订合同,办理相关事宜;第五步:展会筹备。在展前得筹备时间内,各人按展会方案得分工实施完成;特别注意如参展形式为特装展得,应做好展台得设计、搭建工作;第六步:签证办理。摊位确认后,向主办机构询问签证得有关事项,督促参展人员办理护照,要求对方寄发邀请函,随后安排办理签证;该项事宜由组展方统一办理得,应积极配合提供相关证件;第八步:预订房间及往返机票。展位确认后,应尽快预订往返机票及房间,房间应尽量订在展区附近或交通便利、价格适中得酒店,做到既节省费用又方便与客户洽谈;第九步:,以确保参展过程中万无一失;第十步:参展总结。将各人汇报附在材料后归档,并将所有带回得客户名单输入公司客户名单,所有影像资料,在电脑中存档;第十一步:存档。将所有展会得资料汇总装订成册,经董事长审批后存档,要求在电脑与档案橱中各保存一份;第十二步:落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续,、展会管理实施细则(一)参展目得企