文件控制管理规定.docx

集团内控文件文件名称:文件控制管理规定编号:密级:无 i:[|版本/修订号:!受控状态:二级签发人:生效日:ii页数:分发号:文件类别:综合类 15:签发部门用印: !2010年11月18日文件控制管理规定一、目的通过职责划分、明确工作程序及要求,确保内部文件的拟定、发布、执行与控制的规范性, 特制定本规定。二、适用范围本规定适用于公司内部告示类及内控类的管理二、职责(一) 集团办公室负责拟稿集团范围告示类文件;参与审核一级文件、内控管理类和子公司告示类文件;分配集团范围内告示类文件和内控管理类文件编号;监督、管控现有体系文件运行状况。(二) 子公司质量部负责审核、编号内控体系类文件; (一级文件除外,技术图纸由各子公司技术部统一管控),每个季度的前三个工作日向集团办公室提交前三个月的文件管控情况。(三) 各职能部门负责拟稿、修订、申请废除、使用、管控本部门文件。(四) 外来文件由相关职能部门负责识别、收集、管控(五) 各类文件管控职责和权限参见下表:(表一)文件类型拟稿/修订/废除审核/会签签发编号原稿控制备注告示类文件通知发文单位部门经理集团办公室分管副总裁以上集团办公室集团办公室集团范围和内控管理类的外来文件由集团办公室控制原稿,其他由子公司质量部控制原稿。决定发文单位部门经理分管副总裁以上会议纪要发文单位部门经理分管副总裁以上公告发文单位部门经理分管副总裁以上内控类文件管理类一级发文单位管理者代表总裁二级发文单位部门经理分管副总裁以上三级发文单位部门经理分管副总裁以上四级发文单位部门经理部门经理体系类一级发文单位管理者代表总裁二级发文单位分管副总裁质量部管理者代表质量部质量部/技术部门三级发文单位部门经理管理者代表四级发文单位部门经理部门经理外来文件部门负责识别、收集部门经理分管副总裁集团办公室/质量部四、相关文件:〈〈记录控制管理规定》五、相关文件的术语和定义:、公司内部文件包含:1、 告示类文件。告示类文件分为四种,分别是:通知、决定、会议纪要、公告。通知。适用于需要有关内部机构、部门或人员周知或者执行的事项。决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级部门或机构不适当的决定事项。会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。公告。适用于向集团内部通报重要事项,如:表彰先进、批评错误,传达重要情况等。2、 内控类文件。内控类文件分为体系类内控文件和管理类内控文件。各内控类文件分为四个级别,分别为:一级内控文件、二级内控文件、三级内控文件、四级内控文件。一级内控文件。是公司纲领性的内控文件。如员工手册、质量环境管理手册等。二级内控文件。如集团范围内管理性质类文件、程序文件等。三级内控文件。如各部门内的管理制度、作业指导书、操作规程、检验规范等。四级内控文件。如相关记录表单。(二)内部文件实行保密管理,所有内部文件的密级分为五个级别,分别为:无、保密、机密、极机密、绝密。六、程序流程(一)、体系类文件程序流程(表二)(二)、管理类内控文件程序流程(表三)七、程序说明(一)文件拟定和审核1、 质量环境管理手册由集团办公室负责编制;员工手册由人力资源中心负责编制,管理者代表审核,总裁批准。2、 二级和三级文件由各职能部门组织人员编写,内控管理类文件须本部门经理和集团办公室审核,文件关联部门审核会签,分管副总裁批准;内控体系类文件须本部门经理和质量部审核, 文件关联部门审核会签,管理者代表批准。3、集团范围内的告示类文件,由发文部门拟文后,经部门经理和集团办公室审核后,填写〈〈中盛光电集团发文申请表》送批,经批准后将公文送行文承办部门制成标准格式。发文对象针对本子公司 /部门的,只需经本子公司部门负责人签发即可,如涉及其他子公司 /部门,须上级领导签批。(二)文件格式1、 内控文件正文组成一般由八个部门组成:一、目的;二、适用范围;三、职责;四、相关文件;五、程序流程;六、程序说明;七、相关记录表单;八、附录。具体可视内容而定。2、 公司内控文件分类、分级及编号,具体如下:(表四)一级二级三级四级管理文件(M)员工手册(MH)集团范围管理(MT)各部门管理范围(DM)各类记录表单(FM)体系文件质量环境管理手册程序文件作业指导书、规程、各类记录表单(QE)(QH)(QP)规范等(WI)(FM)(表五)一级二级三级四级外来文件管理文件M/ET-MH-01M/ET-MT**##M/ET-DM**###M/ET-FM**###M/ET-OF**##体系文件QE/ET-QH-01QE/ET-QP**##QE/ET-WI**###QE/ET-FM**###QE/ET-OF**##注:①**代表部门,可两位或三位;部门代码详见公司公文;##或###代表流水号,如01……99或001……999;文件版本/