第三章秘书职能环境.doc

秘书职能环境教学目标:准确理解和把握秘书职能的两个方面,即“辅助管理、综合服务”;准确理解和把握秘书职能环境,主动营造良好的职能环境,从而达到高效履行职能的目的。导入:人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的,秘书的职能环境是他从事职业活动、履行职能的基石。创造良好的职业环境氛围,与各方面建立正常、稳定的职能关系,并主动依靠和强化这种职能关系,就能有效地行使和实现自己的职能。第一节职能环境构成环境是一个开放的大系统。所谓职能环境,即指职业个人在履行社会职能时必须与之发生职能关系的相对稳定的职能对象。秘书职能环境是指从事秘书工作的秘书个人,在履行秘书职能时的有利于自身健康、成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称。秘书职能环境的重要性:改善物质生活条件和工作条件,优化各种职能关系,为自己的事业创造“天时、地利、人和”的客观环境,使自己的工作能等到各有关方面的理解、信任、支持和合作,才能正常、顺利、有效地行使自己的社会职能。其职能环境优化的程度愈高,秘书的职能活动也就愈顺畅,效用也就愈显著。秘书职能环境与其他环境系统一样,具有整体性、层次性、动态性。一、纵向层次(一)秘书机构内部环境秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力,以及办公设备、办公条件等要素,构成秘书机构的内部环境。(二)组织内部环境秘书所在组织内部环境,是秘书组在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。(三)组织外部环境秘书组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的相互联系的系统。宏观的国内经济政治环境。二、横向要素:社会经济环境、社会政治环境、社会文化环境、科学技术环境。三、营造优美的工作环境秘书工作的主要场所是办公室,办公室布置得如何,、水平的标尺之一。注意布置环境,创造一种和谐舒心的气氛,使内部成员充满朝气,使外来人员产生好感,有利于提高工作效率。优美的工作环境,可以激发人们愉快、高昂的情绪,使其专心致志地投入工作,还有利于消除紧张和疲劳。(一)秘书工作场所秘书的工作场所,即各机关、单位的秘书按照一定制度、并借助于一定手段处理公务的地方。它应根据秘书工作的性质、特点和基本职能特别应根据服从并服务于领导工作的需要和外来人员办事联络的需要来合理设计,如应考虑到秘书的活动范围、作业姿势和办公用具的安置以及物理方面(如气候、光线、声音、颜色等)的因素,做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、室内空间适度、座位应按工作流程顺序同向排列、不宜紊乱无序或任人自由选择,以免相互干扰。(二)秘书工作场所的布置模式1、总体办公型两种模式敝开式:就是将秘书集中在一间大的办公室里,按照工作流程,以工作台为中心进行排列。敝开式办公室又可分为对称型和不对称型两种,这是目前世界各国比较流行的排列模式,它便于集中管理,能节约行政开支,节省办事时间,有利于相互合作,但容易相互干扰,也有碍于身体健康。半封闭式:即在敝开式的办公室内用组合式家具或其他材料,将分工不同的秘书部门的小单位和人员隔开,形成以工作台为中心的若干个“工作单元”。其长处如上,缺点是经费开支较多,也不便于管理和监控。2、职能分工型模式又称“分散式”:就是将秘书部门的各小单位和人员分散地安排在机关、单位领导人办公室周围的专门房间里,从事其职责范围内的秘书职能活动。这是我国传统的工作方式,它有利于密切人际关系,有利于分级管理,也有利于保持工作环境的安静,但它不利于信息沟通,不便于工作协调,不便于监督检查,也不利于提高工作质量和效率。办公室布置的原则,1采用一大间办公室,对于光线、通风监督、沟通,比采用同样大小的若干小办公室为优。2使用同样大小的桌子,可增进美观,并促进职员相互平等感。3使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致,以增进美观。4采用直线对联的布置,避免不对称、弯曲与成角度的排列。5工作流程成直线,避免倒退、交叉与不必要的文书移动。6相关的部门,应置于相邻的地点,并与性质相同的工作便于联系。7将通常有许多外宾来访的部门置于入口处;倘不可能时,应规定访客须知,使访客不致干扰其他部门。8将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。9应留充分的空间,以备最大工作负荷的需要。10应使工作方便工作者,而非工作者方便工作,并使工作者的移动减至最小限度。11主管座位应位于部属座位之后方,指点发生的事情。12使全体职员的座位面对同一方向,不可面对面。13自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。14避免在总办公室相邻之处设私人办公室,因其易切断总办公室的自然光。15勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。16采用屏风当墙,因其易于架设,且能随意重排。又,采用平滑或不透明玻璃的屏风可提