外贸部建立与管理（课堂ppt）.ppt

外贸部建立与管理1目录三、外贸部门工作具体要求五、市场一、团队的建立二、外贸工作主要工作流程四、外贸平台的选择和维护六、其他相关合作伙伴的选择2一、团队的建立1、行政机关的注册、登记。3、岗位职责2、组织架构3一、团队的建立1、行政机关的注册、登记。包括工商、税务、海关、外汇局、商检局完成相关手续的办理;使公司具备出口相关资质。4一、团队的建立2、部门组织架构基本要求:英语四级以上,无论口语还是书面,基本交流无障碍;一年以上外贸行业经验,了解外贸基本操作流程;勤奋主动,善于学****有责任心,有团队精神;勇于承担责任,不推脱;同事之前做好团结,营造和谐气氛。5一、团队的建立2、部门组织架构人员设定:除外贸经理负责部门日常工作开展外,初步招聘业务人员2人,形成内部合作和良性竞争。随业务量的增加考虑增加业务人员的数量,并增加单证1名总经理部门经理主管主管单证业务员业务员业务员业务员6一、团队的建立外贸部经理岗位职责:1、带领外贸部积极开拓国际市场,联系国外客户,寻求订单,并领导商务谈判与签订合同。2、制定相关的合同条款、支付方式。3、负责外贸定单的洽谈、签约、单证审核、定单管理、运输、报关、收汇等。4、负责对外贸定单的评估、跟踪、管理和风险控制。5、负责外贸业务流程管理和风险控制。6、负责所接定单的生产和货源,货物检验、商检报关等过程的跟踪,及时处理各环节出现的问题。7、负责客户资料的整理,做好客户要求的及时反馈和处理。8、负责合同履行过程中紧急意外情况的妥善处理。9、负责下属业务员的培养和指导。10、协助公司选择良好的外贸平台和货运、船务、保险等合作伙伴。11、外贸部门费用的合理安排和使用。12、部门人员的绩效考核。7一、,负责其领域内主要目标和计划,制定、参与或协助部门经理执行相关的政策和制度;、指导、培训及评估;、优化公司贸易业务的操作流程及管理制度;、工作计划并主导实施;、需求变化和客户反馈数据信息。8一、团队的建立外贸业务员岗位职责1、积极主动与客户保持联系。促使客户及早下订单。样品寄给客户之后,应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品,确认客户样品收到后,应立即发信给客户,非常客气地询问客户对样品的评价,询问客户是否有下订单的可能。2、及时安排好打样。要按客户的要求,书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素:货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参照大货订单格式,即货号-颜色-数量应列出表格,而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后,方能安排打样,外贸部经理不在时,由外贸部经理指定的人签字。样品完成后,应仔细审核样品,寄出前,必须拍照存入电脑档案。如果是新客户,样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付,需请示经理,由经理决定。总的原则是:如果是少量样品,样品免费,运费到付。如样品数量较多,应考虑样品收费,运费到付。精确地报出美金销售价格。严格把握“核价单”,精确地报出美金销售价格。备注:利润=-成本销售利润率=利润÷(美金卖价X汇率)X100%美金卖价确定后,原则上必须经外贸部经理审核后,方能对外报价。个别客户提出佣金要求的,业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚,由经理决定如何操作。9一、团队的建立3、现有客户的维护1)处理好定单和索赔问题,保证交货期和产品质量,协调与客户之间的关系2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策,并提供一定程度的广宣支持,塑造良好的企业和品牌形象。3)在国外的重要节假日里,需发送电子贺卡以示问候。4)及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。4、新客户的开发通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场,寻找新的客源。5、其他相关职责:1)外事接待2)建立客户档案,产品档案,质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。并对每笔定单的技术状态表、形式*、销售合同及附件进行备份,以备查用。3)留意市场动态并收集相关产品和市场信息,统计、整理、归档。4)提交月/季度报表和年度总结。5)不断提高业务员自身知识和素养。10