公文筐测验(案例题解示范).ppt

公文筐案例题解背景信息:今天是2005年11月28日,恭喜您有机会在以后的1个小时里担任豪杰贸易公司人力资源部副经理的职务,由于该部的刘经理正在外地分公司视察,因此,你将在他回来之前,全权代理他的职务。豪杰贸易公司是一家大型国有股份制企业,其人力资源部下设三个处,人事处、劳资处和福利处,分别处理人力资源调配、工资奖金和员工福利等各项工作。问题情境:现在是上午9点,在听取了下属的工作汇报,做好今天的工作安排之后,你来到办公室,秘书已经将你需要处理的近日积压的文件整理好,放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的。你必须在1个小时内处理好这些文件,并做出批示。10点钟在会议室还有一个重要的会议需要你主持。在这1个小时里,你的秘书会为你推掉所有的杂事,将没有任何人来打扰你。另外,很抱歉,由于电话线路正在维修,你在处理文件的过程中,没有办法与外界通话,所以,需要你以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、办法等,做书面表述,最后由你的秘书负责传达。1编辑ppt示例:文件1李总监,您好!我是××软件开发公司技术主管李文,我们为贵公司定制的人力资源管理软件系统的试运行正在进行。按照协议规定,在9月20日之前完成试运行。按照合同规定,我们曾商定过,九月份之前完成对于贵公司使用者的培训。由于贵公司一直无法安排时间进行培训,贵公司主管人员以此为由,拒绝支付剩余款项。我们希望,能否与您见面协商一下费用的支付问题及其他事宜?谢谢您。2编辑ppt开始先做如下处理再约见对方(2)回信中道歉并承诺立即解决(2)不予处理(0)回信指责对方坚持培训后付款(2)了解软件实际运行情况(1)要求下属为培训实施做准备(1)要求下属提供详细书面调查报告,就合同做沟通准备(1)与财务部门协商做好付款预算(1)了解培训未能进行的原因(1)遵守合同条款,同时也为本公司不能履行合同做谈判准备或相应措施(1)能考虑到该项目属于长期合作项目,要和对方保持良好合作(1)授权下属进行详细情况调查(1)参考答案3编辑ppt示例:文件2李总:您好!最近我在工作遇到了一个麻烦:上次我与我的两位得力助手共同成功地完成了一项您交给的重大项目后,您在对我们的工作进行评价时,仅仅肯定了我的贡献,并给予我一个出国进行培训的机会。我出国回来后的最近一段时间里,这两位助手和我关系就变得微妙起来,工作的开展也明显受到影响。这样拖下去,肯定不是一个办法。您看我该如何处理这个问题?4编辑ppt开始回信不谈个人意见,希望下属谨慎处理2回信中不谈看法回避或拖延问题1不予处理(0)回信,或建议面谈2自己亲自和有情绪的员工谈话,消除其误解(1)建议下属公开表扬当事员工,采取必要的激励措施(1)提示下属采取必要措施,不要因此影响当前的工作(1)建议下属采取合适的沟通方法,使问题明朗化(1)了解是否存在其他原因,并授权下属独立处理该问题(1)承认自己的失误,承诺会在适当时机肯定两位员工的成绩(1)建议改进团队的任务分配和激励计划,避免此类事件再次发生(1)肯定下属的工作,肯定其所得到的奖励(1)参考答案5编辑ppt文件筐模拟测试题(一)6编辑ppt【情境】华达公司是一家大型民营上市公司,业务领域涉及水利工程,环保科技和电力自动化等多个领域,其人力资源部下设五个主管岗位,分别是招聘主管,薪酬主管、绩效主管、培训主管和劳动关系与安全主管,每个主管有2-3位下属。今天是2006年7月9日,你(李明翔)有机会在以后的3个小时里担任该公司人力资源部总监的职务,全面主持公司人力资源管理工作。现在是上午8点,你提前来到办公室,秘书已经将你需要处理的邮件和电话录音整理完毕,放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的,你必须在3个小时内处理好这些文件,并做出批示。11点钟还有一个重要的会议需要你主持,在这3小时里,你的秘书会为你推掉所有的杂事,没有任何人来打扰。7编辑ppt【任务】在接下来的3小时中,请你查阅文件筐中的各种信函,电话录音以及Email等,并用如下的回复表作样例,给出你对每个材料的处理意见。具体答题要求是:确定你所选择的回复方式,并在相应选项的“□”里划“√”请给出你的处理意见,并准确、详细地写出你将要采取的措施及意图。8编辑ppt【回复表示例】9编辑ppt【文件一】类别:电话录音来电人:刘增国际事业部总监接受人:李明翔人力资源部总监日期:7月8日李总:您好我是国际事业部的刘增,去年10月中旬,人力资源部曾要求各部门上报2006年的大学生招聘计划。由于我部业务的特殊性,不仅要求较高的英语水平,而且要懂理一定的专业知识,这类人员在校内招聘的难度很大。此外,由于我们公司薪酬水平较低,即使招聘来也很容易流失,过去几年的流失率高达74%。为此我们国际事业部多次召开会议,并初步达成共识:公司需要制定中长期的人才规划以吸引并留住优秀