行销辅助品、奖品集中采购流程及作业指导书.doc

附件二:行销辅助品、奖品集中采购流程及作业指导书(分公司试行版)(一)行销辅助品、奖品集中采购管理流程(分公司试行版)(二)行销辅助品、奖品集中采购管理作业指导书(分公司试行版)№流程图时间责任人流程作业要求相关记录/文件目的适用范围分公司用于销售过程中馈赠客户、奖励保险代理人等需要对外采购的行销辅助品、奖品1采购前期分公司物控收集相关文件,包括激励方案文件、采购立项呈批件、编制采购初步需求清单(见附件一)初步需求清单(附件一)如涉及CI和VI请提供公司品牌部审批确认证明文件2分公司财务经理对分公司物控所报初步需求清单进行预算审核后加盖财务章采购立项呈批件(须需求部门、财务部会签)需求清单(须加盖财务章)3分公司物控将财务审核后需求清单连同采购立项呈批件报至采购服外包商处。需求清单(加盖分公司章)扫描件及电子版2、采购立项呈批件扫描件及激励方案(如有)4采购服务外包商总公司物控中心对分公司上报需求清单及立项呈批件进行合规初审,判断是否可进行统购,对无法统购或不合规采购申请向分公司反馈需求清单扫描件采购立项呈批件扫描件邮件往来记录自购明细表5采购服务外包商将审核后需求明细表进行汇总编制需求清单汇总表订购明细确认单(附件二)6采购服务外包商分公司物控根据需求清单确认订购明细确认单6采购中期采购服务外包商根据需求清单汇总表确认货源,并将缺货情况与分公司进行沟通确认,最终形成订购明细表,将表格发到总公司物控中心审核。订购明细确认单(双方盖章)7总公司物控中心总公司物控中心对采购服务外包商提交的订购明细表进行最终审核,如不通过,采购服务外包商进行修改再行提交。流程运行通畅后总公司物控中心可采用抽查方式进行最终审核1、订购明细确认单2、分公司采购立项呈批件3、需求清单8采购服务外包商分公司物控采购服务外包商将审核通过后订购明细分别发给各分公司,由分公司物控根据订购明细进行申请付款工作订购明细确认单付款申请书(采购服务外包商编制)9分公司财务分公司财务依据分公司物控提交的付款申请书进行审核后付款1、订购明细确认单2、付款凭证10采购服务外包商分公司申请付款的同时,采购服务外包商根据订购明细确认单进行订货确认11采购后期采购服务外包商根据订单进行备货发货工作,并根据分公司要求开具发票1、订单2、发票12分公司物控对到货进行验收,将发票提交分公司财务处,如有问题及时与采购服务外包商联系解决,并将收货确认函发采购服务外包商处1、订购明细确认单2、发票13分公司财务根据分公司物控提供的发票进行账务处理发票订购明细确认单采购立项呈批需求清单附表一、行销辅助品、奖品初步需求清单附表二、行销辅助品、奖品订购明细确认单附表一行销辅助品、奖品初步需求清单_____广东___分公司:分公司广东分公司填报时间2011-10-25联系人冯呈批件编号呈【客】2011015号电话382099441需求明细备选产品产品名称规格型号品牌数量单价(元)金额需求时间发票品名参考网站网站商品号备选产品规格型号可接受单价范围(元)九阳豆浆机2037074002011-11-15合计(元)7400收货人联系电话收货地址注:仅可提供分公司地址。发货产品九阳豆浆机需求部门确认(签字):分公司确认