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2021年接待基础标准综合流程.doc


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2021年接待基础标准综合流程.doc
文档介绍:
1.目标
为规范企业对外接待和参观指导工作,确保接待工作高效有序进行,树立企业良好形象,确保给来访企业领导和用户提供一个满意接待服务。
2.适用范围
本制度适适用于企业商务接待活动。
3.职责
3.1行政管理部作为参观接待工作归口管理部门,负责接待工作安排和管理,确定贵宾接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障。
3.2各部门作为贵宾接待部门,负责配合行政管理部接待工作,立即提报、反馈来访信息,帮助确定接待计划,参与贵宾接待。
4.参观接待步骤
4.1处理接待信息
4.1.1贵宾对接部门或企业领导得悉贵宾来访通知后,立即传输信息至行政管理部;如因时间紧急,应立即电话通知行政管理部责任人。
4.1.2行政管理部立即和贵宾联络,全方面了解贵宾基础情况,包含贵宾姓名、性别、职务、来访具体时间、人数、航班信息、来访目标和要求、是否需用车、订房或其它要求,并立即落实。上述贵宾信息由贵宾对接部门联络取得,贵宾对接部门将信息立即反馈给行政管理部。
4.2编制接待日程安排表
行政管理部依据贵宾来访行程编制接待日程安排表,包含日期、时间、事件、地点等内容。
4.3制订接待计划
行政管理部在全方面了解贵宾信息基础上协调贵宾对接部门确定接待计划,排出接待议程,确定接待责任人及参与人员,酌情安排接待标准,并报企业领导审批。


4.3.1接待标准
接待等级
接待对象
住宿标准
餐饮标准
陪同人员
车辆标准
娱乐标准
VIP接待
集团BOD组员、关键政府官员
五星级酒店
400—600元
午餐:90元/人
晚餐:120元/人
(不含酒水)
GY总经理
丰田车
桂A A1397
800元
高级接待
集团分企业责任人、合作经销高级人员、政府部门领导、国外技术合作人员等
四星级酒店
300-400元
午餐:70元/人
晚餐:100元/人
(不含酒水)
GY总经理或行政人事中心总监
风行车
桂A JX180
600元
一般接待
经销商业务类考察人员、技术人员、认证人员等
200-300元
午餐:50元/人
晚餐:80元/人
(不含酒水)
各对口部门人员
风行车
桂A JX180
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4.4安排接待人员
接待计划经过企业领导审批后,行政管理部依据实际工作需要安排接待人员,通知接待人员对应接待任务及注意事项。担负接待任务人员必需严格根据标准落实整个接待过程。通常情况下,贵宾没有离开前,接待人员不宜随意更改。
4.5传达接待信息
行政管理部依据日程安排表通知参与见面领导、陪同人员、落实见面时间及场所。
4.6接待前期准备工作
4.6.1会议准备
4.6.1.1会前联络:确定参与会议人员名单,包含会议主持人、组织人、和会人员。通知参会人员(包含贵宾、企业职员)具体会议时间、地点,提醒和会人员根据日程表安排按时参与。
4.6.1.2会议室选择:中小型会议(20人以下)首选第三会议室,其次为第二会议室;人数超出20人,则选择六楼培训室。
4.6.1.3会议室部署:
(1)桌椅摆放:依据会议类型、性质、人数,结合会议室具体情况安排会场布局,主客桌要安排合适,会议用桌要平整,无污垢,无破损,椅子要赶快整齐,椅子左右距离适宜,桌椅各成直线。如和会人数较
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