大型会议(活动)策划组织和接待.pptx

接待无小事
接待无小事。做好接待工作，是企业赢得客户资源的关键。接待工作必须全面考虑，周密安排，注意每一个细节，以防待客不周。
接待塑形象。接待是会议（活动）礼仪中的一个重要方面，规范的接待工作，能起到塑造组织形象的重要作用。主要包括餐饮、茶叙、住宿、返程票、通讯、来宾贺礼、纪念品、娱乐活动等。
第一章 会议（活动）策划组织
第二章 个人礼仪
第三章 接待礼仪
第四章 用餐礼仪
第五章 乘车礼仪
第六章 参观游览礼仪
CONTENTS
目 录
第二章 会议（活动）策划组织
■ 精心准备周密安排
■ 发出通知或邀请
■ 现场布置及会后工作
■ 座位安排
一、精心准备周密安排
企业大型活动主要包括：
年会、庆典、讲座、培训、论坛、发布会、研讨会、座谈会、招商会、订货会、展览会、庆功会、表彰会
会议（活动）的工作量、简繁程度，随会议（活动）级别、规模、主题的不同而不同。会议（活动）前一定对每个细节都考虑周详，安排周密，防止出现疏漏。
（一）精心准备会议（活动）工作
1、确定主题（要讨论、研究或部署、解决的问
题）和议程（顺序+项目）。
【大型类一般需要制作背景图（条幅或喷彩）】
2、确定地点、时间和规模（参加和邀请范围）。
3、筹集奖品/礼品，列表。
4、组织表演节目，列表。
5、成立会务组，既分工又合作。
总指挥：负责全场的掌控、安排与协调。
文秘组：起草、编辑、装订所需会议资料和会务资料，联系媒体宣传等。
接待组：负责接待迎宾工作。
物资组：搬/装礼品、发礼品、发奖品、备酒水等。
签到组：签到、戴花、引座、发资料、摆桌卡等。
声控组：操作电脑、配合音响师、摄影师、录像师等。
清场
6、其他工具（代表证、笔、
小本子等）。
（二）周密安排接待迎宾工作
1、对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国/外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，再安排与客人
身份、职务相当的人员前去迎接。
2、提前与客人沟通，了解客人的生活****惯、饮食禁忌，根据客人的身份及预留时间预定入住房间，合理安
排食宿。
3、出于方便客人的考虑，对其停留期间所需使用的交
通工具，应由接待方全程负责。
4、安排参观游览，需拟定好活动计划、日程安排等介
绍材料。
二、发出通知或邀请
（一）通知：同级、下级，不高于本级，带强制性，必须参加。——对内
（二）邀请：同级、上级，不低于本级，礼节性，不用必须参加。——对外
三、现场布置及会后工作
（一）现场布置：
1、场地、会标、桌椅、灯光、鲜花、桌牌、座次安排、水果茶水、卫生等事项。
2、其中座次安排应讲究。按照中国的礼仪****惯，主席台为上、前排为上、居中为上、对门为上、左为上（国际右为上）。
（二）电子设备：音响、话筒、显示设备（电脑、投影仪）、白板等其他设备。
（三）相关资料：通常装到文件袋中发给来宾
1、会议资料：针对会议内容的文件、讲话稿
2、会务资料：参加人员（姓名、单位、职务、
电话、住房间）
3、会务安排：会务组名单、用餐、行程活动
安排表
4、其他：会议须知（会议要求）、代表证、
笔、小本子等
（四）摄影摄像：
1、掌握一定专业知识的摄影摄像人员。
2、根据会议的级别、规模等不同情况进行。
3、会议现场、会后合影
（五）文秘工作：会议记录，随时提供会议要求的其他资料。
（六）会后工作：起草会议纪要、会后工作的落实、联系媒体报道情况、有关材料的发送归档等工作。