外贸跟单员工作职责.docx

外贸跟单员
外贸跟单员定义 : 外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订 后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结 汇等部分或全部环节进行跟踪或操作， 协助履行贸易合同的外贸业务 人员。 外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟 单三大类： ① 前程跟单是指 “跟”到出口货物交到指定出口仓库为止； ② 中程跟单是指 “跟”到装船清关为止； ③ 全程跟单是指 “跟”到货款 到账，合同履行完毕为止。 跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和 订单跟单（生产跟单） 。
外贸跟单员的基本常识
一． 跟单员职责：
1．跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收 回的款项。
2．同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。 3．接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部
4．掌握、了解市场信息，开发新的客源
5．做好售后服务。
二．跟单员在收到订单后要做的工作：
首先谈接单的方法
1．客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多 种多样，每张订单的下法不同， 我们跟单员都应注意将它们转成书面 订单。
下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量 等。
2．订单的审查
每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不 一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。
要分清此单是加工单还是0P单。
3．开生产单、流程卡
每张单开时， 一定要把客户要求在生产单上写清楚。 交生产部门 生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。
4．生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要 及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。
5．小样
打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求， 同 样也是大货和产的依据。 一般情况是按正常的手续， 小样全部是由客 户自己批板后再下单做货的。
6．修改定单
一般情况是要求跟客户重新下单， 跟单员重新开单交生产部生产。
当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、 流程卡）。
7．大货生产出来后，还要按排出货。
三．售后服务
客户投诉或是退货时：
对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找 到对策，避免下次出现。
客户要求退货， 首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。 若 能返修，则再对成品进行返修好后再出货。
很严重的就重新生产，补单生产再送货。
还有采用相互让步的折扣法。
有时只能按客户的要求来处理。 最重要的是如何想法让公司同客 房达到双赢。
四． 如何沟通好使跟单工作做得更好
同本厂内的各部门沟通：
面对生产部门我们就是客户， 所做的一切在对老板负责的同时也 要对客户负责。 多同各生产部门沟通， 让他们能更明确的了解到在生 产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。
同客户的沟通：
这只能代表我本人的体会， 先要了解客户的心态， 他们是希望你 在最快的时间里，给他最好的货，面价钱也希望是最低的。如果你能 体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上 的每张单子当作是自己的事至始至终的做好， 客户那当然也就不难交 差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上 会理解你的，不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点，当 客户有钱赚时，结果就会是：客户赚钱、老板有钱赚，你自己也能有 升职加薪的机会。我们何乐而不为了？
外贸业务跟单工作流程
一、跟单
1、制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的 订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料 输入专家软件里做合同给客户确认，如是做 T/T30%,并让其安排打 订金，待定金到帐后， 再下购货合同给工厂进行生产， 如果是做 100% 前T/T,则可直接安排生产。无论是在做合同或购货合同，一定要特 别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方 面协调好，以免以后赶不交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责 人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准 备以后安排订舱拼柜事宜。
2、 商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商 检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同， 装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后， 传真换证凭条给你， 留存以便日后安排。 换证凭条只显示实际商品的 第一项商品及总金额， 有效期一般为三个月， 实际金额可以小于换证 凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。
3、 办理C/O或Form A:看所属客户是属于哪一个国家或客户的 具体要求来办理C