酒店会议接待流程纲要大纲.docx

酒店会议接待流程纲要大纲.docx-
会议接待流程
一、
前期准备工作
1、
销售经理根据客户需求确定会议日期、
会议场地、
用餐
场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。
2、
以传真（旅行社）或电话（一般会议）形式完成初步报
价，双方初步达成合作意向。
3、
通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的
预留，在本部门做好相应场地的登记，避免重复预定。
4、
检查所涉及场地是否可用，
确保场地能够达到客户预期
需求，对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处，
批
准后将结果回复客户。
5、
双方预约考察酒店时间，
前期对所涉及场地再次进行检
查，确保场地完好可用。
二、 中期对接工作
1、
根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。
2、
对接会议细节， 做好详细记录。 其中对于客户再次提出
的特殊或目前达不到的需求报领导批准；
亦或请所涉及
酒店部门领导出面协调商议，做好最终确定。
3、 洽谈会议付款方式、 入住登记方式 （出示证件或当地派出所 / 接待办盖章免证
件） 、前台布置、引领安排，房务要求（房间配备、撤消费品等其它要求）餐饮要
求（桌餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它
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要求）会议要求（会议室摆放、 话筒音响及投影仪安排、横幅、绿植等其它要求）
安保要求（预留停车位，照相位、特殊安全保障及其它要求）工程要求（安排工程人
员会期跟踪及配合等其它要求）
4、
可根据需要与该单位签订会议合同书，
对双方合作内容及费用等事宜进行纸质确认，
合同书中体现双方应尽的责任及义务，
对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行详
细描述，双方负责人签字盖章后各执一份。
5、
根据对接详情制作详细会议任务单，
会议所有要求及细节均在会议任务单中体现，
涉及所有相关部门，
要求各部门按会议任务单准备接待。
会议任务单须显示会议期
间有效签字人全名及联系方式，
必要时将该有效签字人介绍于各个营业点认识。
6、 会议任务单呈销售部经理签字， 报销售总监审批， 签字
后复印发于各个部门，各部门签字收取做准备。
三、 会期跟踪工作
1、 销售部根据会议规模安排 1-2 位销售经理全程跟踪会议，确保会议顺利进行， 要
求从客人进店时起全程跟踪，包括报道、入住、用餐、会议及其它。
2、 会议期间、销售经理当天提前对所涉及场地