采购作业指导书.docx

一、 目的：
通过对采购过程进行有效控制，确保产品的原（物）料、零件、包装材料的品质、价格、交
期与数量能满足本公司的要求，以最低的库存保障生产的畅通。
二、 采购的种类：
根据物料的用途，物料采购可分生产性物料采购 （原/辅材料采购）与非生产性物料采购 （办
公用品、劳防用品、机物料消耗品、设备、量 /器具、模具与样品等的采购）两种类别。
三、 物料采购审批流程
1生产性物料订购审批流程
采购员根据业务部门的《制造通知单》及《生产计划》、《生产 BOM表》、《技术 BOM
表》制定《物料需求表》；送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量确定订购 数量；由采购员依据《物料需求表》编制《物料订购单》予资材部经理批准采购。
《物料需求表》应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号 /规格/颜色/材质、
单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料。
非生产性物料请购审批流程
办公用品、劳防用品由使用部门编制《 —月办公用品、劳防用品使用计划》，经部门经理、
总经理审批，审批后交仓库汇总并清查库存，结合安全库存量填写《请购单》；机物料消耗 品等由使用部门填写《请购单》经部门主管复核，总经理审批。审批后交资材部经理安排采 购员编制《物料订购单》，经资材部经理审批后由采购员安排采购。
3•设备、量/器具、模具的审批流程：由直接指导或从事该项工作的人员填写《请购单》，
经部门主管审核，总经理批准后交采购部制定采购计划采购。
4•样品试制物料的审批流程：如技术部生产样品需用某种物料，公司未有此物料或为新增 物料时，由技术部人员填写《请购单》及图纸资料，经部门主管审核，总经理批准后交资材 部经理，由资材部依元件规格资料要求寻找供应商采购。
四、询价、比价、议价、定价作业
1•本公司所有物料采购必须向经公司认可后的合格供应商购买，设备、器具以有信誉、有能 力之生产厂商为询价对象。
比价、议价：采购人员在合格供应商中选择两家以上厂商进行询价，以利于比价作业进
行，并从中挑选在品质、 价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商；采购人员与厂商议 后，将比价、议价结果报资材部经理。如客户指定要求或特定技术时，不受此限。
议价过程必须明确交货周期、 日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、 品质标准、
价格条件、包装要求、货款支付周期等。
定价：资材部经理依据议价结果选择合适的供应商， 签订《采购合同》及《物料定价表》
经资材部经理审核、总经理批准后实施。
涉及技术性的图纸或公司提供的样品，资材部必须同外协厂签订技术保密协议，以保障公 司利益。
五、《物料订购单》的开立、分发与变更
1 •所有原（物）料的采购必须采用本公司的《物料订购单》，《物料订购单》一式四份, 一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪，一份供应商存档。
采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写 《物料订购单》，并明确供应商名称、 制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、 订购量、交货时间、品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它
文件，应在《物料订购单》上注明所附文件的识别方式。
已下达的《物料订购单》如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前
通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。 如供应商已投产需测算数量及金额， 报业 务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的《物料需求表》及《物料订购单》并注明 修
改”字样，或注明原单号作废字样， 取消并收回已经分发的 《物料需求表》、《物料采购单》
（含部分修改或全部修改）；订单取消亦同。
六、采购物料的交期控制
1•采购人员在《物料订购单》发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函，急单 采购要将约定交期回复需求部门，并建立《采购台帐》，在采购各个阶段以电话、传真形式 联络供应商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明 ”异常原因”
及"预定交货日期”，呈资材部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订对策处理。
2 •仓管人员应根据《物料订购单》提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购人员 未按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。
七、验收及入库
1采购物资到厂后，供应商将《送货单》交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检 区。供应商《送货单》必须注明我公司《物料订购单》单号及订购数量、送货数量等信息。
由采购员和仓库管理员在一个工作日内依《物料订购单》对检验物资进行验证。验证内
容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量