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公司文件编号规则.doc


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文档列表 文档介绍
文件编号规则
1. 目的
加强公司文件的标准化管理,便于文件的识别、追溯和控制,规范存档,确保公司重要文件具有唯一编号,保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围
  适用于公司文件的编号管理和控制。
技术类文件:是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
其他文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;
编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法
3.1 公司名称约定
公司全称:
简    称: 
日期表示格式:yyyy-mm-dd或yyyymmdd
yyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如2012表示公元2012年。
mm月份:用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。
dd 某 日:用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。
例如: 2012-10-12或20121012 表示(2012年10月12日) 
 文件版本编号 
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:
起草版本的编号为 0.1, 0.2, , ..., 0.10。 版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如, 0.1, , .1.1.
一旦文件版本得以确认后,,版本编号不断变化为:, , , ..., 。,2.1,  等。
技术文件命名格式:FIRST-AA-NN-YYYYMM
FIRST:公司名称缩写
AA:项目名称
NN:版本号,
YYYYMM:年月 
 其他文件的编号
3. 公司规章制度和管理文件
公司规章制度和管理文件的编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YY
DN:大写英文字母,部门代号,如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;
如该文件是部门内部管理制度,则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下:
综管部:ZG
采购部:CG
生产部:SC
销售部:XS
财务部:CW
TT文件类型:规章制度—RR,指公司颁布执行的各种规章制度;
      ‚质量管理文件—QS,公司运转过程中的各类文件和记录。 nnn:文件流水号
dd:文件版本号
YY:年份
例如:考勤管理制度的文件编号为:FIRST-RR-001-1.0-12,,适用于公司全体人员的规章制度。
合同协议 
合同协议的编号格式为:FIRST -yyyymmdd-T-nnn 
yyyymmdd:签订合同的年月日
T:合同类型
    XS-销售合同 CG-采购合同 HZ-合作协议 LD-劳动合同 QT-其它合同
   nnn:合同流水号
3. 传真
发出的传真编号结构为:FIRST-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnn
AA:人员姓名
R表示收到传真,S表示发出传真
BB:传真的主题(不超过15个汉字)
yyyymmdd:表示日期
nnn:传真流水号
传真属于

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  • 上传人xiaohuer
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  • 时间2021-01-21