2021年行政工作技巧培训讲义.ppt

行政工作的意义
首先，行政部门是一个幕僚部门，肩负整个公司的管理、监督等职能，不仅为公司正常运行提供平台，而且还要为公司的所有活动提供各种支持和报务。因此，行政管理工作做的好坏，将对整个公司规范化运行起到至关重要的作用。
其次，行政部门本身不是企业经济效益的直接创造者，但是，通过行政部门良好的服务，从而使那些为企业直接创造经济效益的部门良好地运作，这就是行政工作的最终价值所在。
其三，行政部门协调各部门的工作，在各部门之间牵线搭桥，利用各种关系来解决各种矛盾和问题，使公司的经营活动得到正常运行。
其四，行政部门的日常工作，给公司各部门的工作提供了一个良好的环境，行政人员努力所营造的干净整洁的办公场所、积极向上凝聚人心的企业文化氛围，对企业各部门的员工都有着潜移默化的作用，不容小视。
*
行政工作技巧培训
*
目录
CONTENTS
Competencies required of administrative staff
行政人员需具备的能力
01
Administrative skills
行政工作技巧
02
Communication skills
沟通技巧
03
Official Reception Skills
公务接待技巧
04
Eight Ways to Be Happy
快乐的八种技巧
05
*
行政工作技巧培训
*
PART ONE
Competencies required of administrative staff
行政人员需具备的能力
01
*
行政工作技巧培训
*
行政人员需具备的能力
一、办事能力
写作能力
阅读概括能力
编辑校对能力
统计分析能力
操作能力
二、沟通能力
交际能力
口头表达能力
协调能力
组织能力
*
行政工作技巧培训
*
PART TWO
Administrative skills
行政工作技巧
02
*
行政工作技巧培训
*
一、行政人员日常工作
办公室管理
照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密
日程安排
与管理
公司事务的联络、转达、交涉、调整、计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境
文书工作
合同、资质、工商、通用公文、事务文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档
会务安排
通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后等工作
*
行政工作技巧培训
*
二、行政工作技巧
Q1：手上现有一件待办事项，同时，领导也交办了件临时性事务，要求尽快处理，该如何安排先后处理顺序？
A1：考虑的两件事项的因素大致有以下几点：
1、紧急程度
2、工作量大小
3、所需时间多少
4、能否由其他人代办等
*
行政工作技巧培训
*
二、行政工作技巧
Q2：每天忙的不可开交，连喝水的时间都没有，但是每到月底写月度总结的时候，却怎么也想不起来这个月到底做了些什么事。
A2：
建议大家每天做流水账记录。
每天早上思考今天需要做的事情有哪些，以自己知道 的方式做下记录，并按轻重缓急处理。
临时出现的事情根据紧急程度先后处理，但记住，未及时处理的事情一定要做好备忘记录。
手上的事情尽量不要做一半又去做别的事情，很容易两件事或几件事都做不好。
平常多和同部门、工作性质相同的同事交流工作，在别人忙的时候你可以帮助别人，在你忙的时候别人也会伸出援助之手。
*
行政工作技巧培训
*
二、行政工作技巧
Q3：每天的事情多而杂，而且大多是临时性的事务，在越多人的催促下，越容易出错。
A3：
要根据自己的经验判断事项的紧急程度；
专心致志做事，越着急，越分心，越容易出错；
每天重复性事务多的人可安排好处理不同事项的时段（紧急情况紧急处理）；
办公用品、文件资料、办公设备等的摆放要定点、整齐、有序，方便临时取用；
*
行政工作技巧培训
*
三、安全与保密工作
方针与原则
方 针
积极防范
突出重点
有保有放
内外有别
原 则
不该说的不说
不该问的不问
不该看的不看
不该记录的不记录
不在非保密本上记录
不在私人通信中涉及
不在公共场所谈论
不在非保密区存放
不在非保密区传达
不在公共场所携带
*
行政工作技巧培训
*