第九章会议文书准备.ppt

第九章 会议文书的准备
【内容提要】
会议文书工作是会务工作的重要内容。本章主要介绍部分会议文书的写作和办理要求,包括会议通知、会议纪要、会议工作总结、会议简报、请柬、邀请书等文书的写作与办理要求。
第一节 会议通知
一、会议通知的含义
会议通知是向与会者传递召开会议信息的文书，是会前会议组织者同与会者之间沟通的重要媒介。
这一过程，包含两部分工作：
一是会议召开之前，首先要规范、准确地拟写好会议通知，把会议召开的目的、时间、地点、议题等信息详尽、准确地告诉给与会者，让与会者明白为什么开会、开什么会、什么时间在哪儿开会，以便与会者作出是否参会的决定，或做好参会前的各项准备。
二是考虑以什么时间以什么方式发送这份会议通知，并确保发送到与会者手中，不延误时间。
二、会议通知拟写
会议通知的基本内容包括：
称谓、会议名称、会议时间、会议地点、出席人员范围、会议议程、主办与承办单位、注意事项、发文单位署名、日期。
（一）公文式会议通知
1 版头
公文式会议通知的版头同公文版头相同，一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、分隔线组成。
2 主体
（1）标题。一般由会议主办者、会议事由和“通知”组成，按公文标题的写作和要求拟写。比如：“中国高等教育学会秘书学专业委员会关于召开2014年学术年会的通知”。
（2）主送机关。即是会议通知的受文单位。
（3）正文。分为三个部分：一是开头。主要交代开会的目的、意义等。二是主体。包括会议主题、议题、会议召开的时间与地点、报道时间与地点、参会的条件与要求、食宿与交通等有关情况。三是结尾。通常以“特此通知”结尾。
（4）发文机关署名、成文时间和印章。
[例文]
中国高等教育学会秘书学专业委员会文件
中高秘〔2014〕1号
各团体会员单位、各位理事、会员及有关单位：
为了贯彻党的十八届三中全会和十二届全国人大二次会议精神，促进秘书教育改革与创新，为全面建成小康社会培养更多合格的秘书人才，更规范地做好秘书工作，我会定于7月中下旬在四川成都召开2014年学术年会，现将有关事项通知如下：
一、会议时间：2014年7月17日至21日，17日全天报到
二、会议地点：四川师范大学培训楼
三、主办单位：中国高等教育学会秘书学专业委员会
承办单位：四川师范大学文学院
四、参会人员
1. 各团体会员单位的代表，各位理事、会员；
2. 各大、专院校的领导，秘书专业的负责人与教师；
3. 各企事业单位的秘书长、办公室主任、秘书、行政助理；
4. 各有关培训机构的负责人、培训师、教师。
五、会议内容
（一）学术交流
主题：贯彻党的十八届三中全会精神，促进秘书教育改革与创新，为全面建成小康社会培养合格的秘书人才。
参考题目：
1. 关于秘书学专业课程设置改革与创新
2. 关于秘书学专业教学方法改革与创新
3. 关于秘书学专业师资队伍建设改革与创新
4. 关于秘书学专业人才培养模式改革与创新
5. 关于深化秘书教育改革的其他自选题目
（二）举办师资培训班（具体事项另行通知）
（三）发展会员：会议期间对未入会的代表办理入会手续。
六、会议费
1. 会议费每人×××元（会议代表70周岁以上者免交）；
2. 会议统一安排食宿，食宿费每人每天×××元。
七、会议要求
1. 凡参加年会的代表，请于6月20日前将人员名单报学会秘书处，以便安排住宿和接站。
2. 凡有论文的代表请自带论文6份，并带论文电子版，以便编辑年会专刊或集结出版使用。
3. 凡需入会的代表，请自带证件照2张，以便办理会员证书。
八、联系方式
北京电话：01066808550 联系人：×××
四川电话：02884760531电子邮箱：×××××***@
联系人：××××××××××××
××××××××××××
地址：四川省成都市锦江区静安路5号四川师范大学（本部）
邮编：610068
九、乘车路线
（略）