某上市公司行政管理制度之档案管理制度.doc

档案管理制度
一、总则
(一)本制度根据《中华人民共和国档案法》、《电力工业企业档案分类规则》及有关部门的规定,结合我公司具体情况制定。
(二)档案管理工作的基本任务是做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。
(三)本制度适用×××××有限公司档案管理。
二、档案管理的体制
(一)综合管理部是公司档案工作的主管部门。
(二)公司设置档案室,由综合管理部专人负责档案管理,统筹、协调和组织公司的建档立卷工作,督促检查指导下属公司档案员对档案资料的收集和管理归档工作,代表本公司对外联系有关档案业务。
(三)归档采取部门立卷制,公司各部门设置兼职档案管理员,定期将部门资料视情况移交公司档案室存档,各部门兼职档案员应相互协调,对部门间有串联的文件应严格按照事由发生制原则交事情经办部门归档。
(四)下属公司档案工作在业务上接受上级档案部门的监督和指导。
(五)档案工作坚持集中统一管理原则。根据本公司管理体制规定,文书、科技档案由档案室负责管理。本制度分别制定各类档案的各类制度。
(六)档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主,以各所属电力公司档案人员为辅的管理网络。网络活动应传达和贯彻有关公司档案工作的政策和要求,开展档案业务培训,使公司档案实行规范、标准化管理。
三、档案管理
(一)文件材料归档要求
1、归档的文件材料必须准确地反映本公司及下属公司投资、项目建设、生产营运、科研、基本技术和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
2、下属公司在生产活动中形成的文件材料,由下属公司档案员负责收集、整理立卷,完好保存,并定期将档案目录上交本公司档案管理部门,以备公司档案室随时调取。
3、归档的文件材料必须完整、系统、准确,各项签字手续完备,书写材料要益于长期保管,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。
4、下属发电公司文件材料的归档范围和保管期限分别以国家《电力工业企业档案分类规则》和《电力工业系统技术档案保管期限表》为标准。
5、凡本公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料都必须移交档案室归档,任何部门和个人都不得占为已有。
6、工作人员因工外出学****考察及参加各种会议的文件材料,应按文件归档范围的要求交公司档案室归档。
(二)档案保管
1、接收档案要认真验收,并办理交接手续。
2、存放档案必须有专用的档案室,做好办公、阅览、档案室三分开。档案室应具有良好的环境,具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全措施。
3、定期检查档案室的安全措施,档案室的温、湿度分别控制在14℃-24℃和45%-60%。
4、档案室内严禁烟火,不准堆放易燃、易爆物品,下班前要切断电源,关闭门窗。
5、档案室内案卷排列要科学,便于利用和保管。
6、定期进行室藏档案的清理、校对,做好帐物相符。
7、凡离、退职人员都必须向档案室交还所借档案,并由档案室负责人在离职单上签字。
8、档案管理人员的工作调动,必须要办理档案数量和状况的交接手续。
(三)档案鉴定与销毁
1、根据国家档案局及有关部门规定,编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)三种。
2、日常的鉴定工作由档案室负责,对新入库的档案应正确划分保管期限。
3、库存档案的定期鉴定由鉴定小组负责进行,鉴定小组由公司主管