学校物品采购管理制度.doc

学校物品采购管理制度
第一章 总 则
第一条 为了规范学校采购行为,提高学校采购效率,明确岗位职责,有效降低采购成本,满足学校对优质资源的需求,维护公开、公平、公正的市场竞争环境,根据有关法律、法规规定,结合我校实际,制定本制度。
第二条 学校总务处、教导处、实训处、财务室等部门,为履行其职能或为师生教育教学服务,使用财政性资金获取货物、工程与服务的,适用本制度。
第三条 学校采购实行集中采购与分散采购相结合,采购项目必须严格执行区教育局相关审批、核准、备案管理等基本程序。
第二章 管理机构
第四条 成立学校采购领导小组,由学校校长任组长,分管财务后勤的副校长、纪检副校长、工会主席任副组长,成员由总务处、财务室、教导处、专职采购员与两名教师代表组成。领导小组组长对学校采购负总责,具体事务由总务处牵头组织开展,纪检副校长、工会主席与教师代表等负责监督检查。
第五条 学校采购领导小组的主要职责就是:传达上级有关文件精神,对各部门的政府采购申请进行审批,对部门
采购行为实行过程监督检查,对发现的问题及时进行纠正,调查处理交易活动的投诉与纠纷。
第三章 岗位设置及职责
第六条 实施归口管理,明确岗位职责。学校应当明确采购管理领域内部控制的决策、管理、执行、监督各块的职责。明确财务室为管理部门,总务处、教导处为采购执行部门。财务室应当牵头建立本单位政府采购内部控制制度,明确学校部门在政府采购工作中的职责与分工,建立政府采购与预算、财务(资金)、资产、使用等业务机构或岗位之间沟通协调的工作机制,共同做好编制政府采购预算与实施计划、确定采购需求、组织采购活动、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等工作。
第七条 强化内部监督。学校财务审计、纪检监察等部门要发挥监督作用,加强对采购执行与监管工作的常规审计与专项审计。畅通问题反馈与受理渠道,通过检查、考核、设置监督电话或信箱等多种途径查找与发现问题,有效分析、预判、管理、处置风险事项。
第八条 合理设岗,强化权责对应。合理设置岗位,明确岗位职责、权限与责任主体,细化各流程、各环节的工作要求与执行标准。
(一)界定岗位职责。学校应当结合自身特点,对照政府采购法律、法规、规章及制度规定,认真梳理不同环节、岗位需要重点控制的风险事项,划分风险等级,建立制度规则、风险事项等台账,合理确定岗位职责。
(二)不相容岗位分离。学校应当建立岗位间的制衡机制,特殊环节涉及的岗位应由不同的人员担任:1、请购部门(采购需求编制岗位及人员与采购需求内部审核岗位及人员);2、审批部门(采购文件编制岗位及人员与采购文件的复审、审核的岗位及人员);3、采购(采购合同签订岗位及人员与采购验收的岗位及人员);4、验收登记(采购验收岗位及人员与资产管理的岗位及人员)。
(三)相关业务多人参与。采购人、集中采购机构对于评审现场组织、单一来源采购项目议价、合同签订、履约验收等相关业务,原则上应当由2人以上共同办理,并明确主要负责人员。
(四)实施定期轮岗。采购人、集中采购机构与监管部门应当按规定建立轮岗交流制度,按照政府采购岗位风险等级设定轮岗周期,原则上不超过三年,风险等级高的岗位原则上不超过二年。
第四章 政府采购业务管理
第九条 学校使用财政性资金采购的货物、工程与服务都属于政府采购范围,必须执行政府采购制度。在依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程与服务执行集中采购,对采购目录以外或者采购限额标准以下的货物、工程与服务执行分散采购。
第十条 政府采购程序。政府采购程序包括下列主要步骤:采购需求论证,政府采购预算编制及审批,汇编政府采购计划,确定并执行采购方式,订立及履行采购合同,验收,结算。
第十一条 采购需求论证。编制年初预算时,财务室应组织召开各部门会议,传达年初预算精神,对各部门提出的采购申请进行审核。对确需采购的项目报经教代会审核,教代会着重从学校就是否有相应的财力支撑与采购的必要性方面进行论证。
第十二条 政府采购预算编制及审批。学校按区教育局计财股的要求,在编制年度预算时,应同时编制政府采购预算。申请采购的货物、工程与服务必须符合国家有关规定,并考虑其经济性与实用性。没有编制预算的采购原则上不批准,确因特殊情况必须采购的,须经上级同意。
第十三条 汇编政府采购计划。学校根据采购预算,对采购的货物或者服务对市场作充分的调研,汇总编制采购需求计划。
第十四条 确定并执行采购方式。学校在重庆政府采购管理系统上申报采购,经主管部门、财政部门审核同意并下达采购方式,具体采购方式为:公开招标、邀请招标、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购、竞争性磋商采购;学校根据具体的采购方式委托集中采购