九段秘书学****心得
九段秘书这个词是不是感觉很陌生,不过对于从事秘书工作的人来说,这是一个远大的目标。下面是xxxx为你整理的,期望对你有用!
九段秘书的介绍
总经理要求秘书安排次日早晨九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?
通知到全部参会的人员,然后秘书自己也参与会议来做服务,这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不一样做法。
一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用具,并参与会议。
二段秘书的做法:抓落实——发通知以后,再打一通电话和参会的人确定,确保每个人被立即通知到。
三段秘书的做法:重检验——发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒和会者参会,确定有没有变动,对暂时有急事不能参与会议的人,立刻汇报给总经理,确保总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必需参与会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备——发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议,会场安排到哪,桌椅数量够用吗?音响、空调是否正常?白板、笔、纸、本是否充足?我的准备,在物品上,环境上,能够满足开会的需求了吗?
五段秘书的做法:细准备——发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排,然后给和会者发和这个议题相关的资料,供她们参考(领导通常全部是很健忘的,不然就不会常常对过去部分决定了的事,或记不清的事争吵)。提前的目标是让参会者有备而来,方便大家开会时提升效率。
六段秘书的做法:做统计——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中具体做好会议统计(在得到许可的情况下,做一个录音备份)。
会议开完,就完了吗?会议上大家讨论的问题,做出的承诺,领导的安排,部门之间的配合,全部有很多会议的结果,需要有些人统计下来。
七段秘书的做法:发统计——会后整理好会议统计(录音)给总经理,然后请示总经理会议内容没有问题后,是否发给参与会议的人员,或其它人员。要求她们根据实施。
八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确定后,形成书面备忘录,交给总经理和当事人一人一份,以纪要为实施文件,监督,检验实施人的过程结果和最终止果,定时跟踪各项任务的完成情况,并立即汇报总经理。
九段秘书的做法:做步骤——把上述过程做成标准化的“会议”步骤,让任何一个秘书全部能够依据这个步骤,复制优异团体,把会议服务的结果做到九段,形成不依靠于任何人的会议服务体系!
企业九段秘书论
古人以“九”为终极之数,以“九段”为棋艺最高之界。佛云:“九九归一、终成正果。”虽是周而复始之意,实质是一个升华、再造甚或涅槃重生。 九段秘书即为秘书的九层境界。做到第九段的秘书是优异秘书的标杆。更有业内人士戏言,做到“九段秘书”离“总”的位置已不远。
秘书是企业一个最基础的职位,企业不是仅靠秘书支撑,依靠的是各个岗位的众多职员。所以,“九段秘书”仅以秘书为例,其提倡的理念却通用于企业的每个职员。当秘书做到第九段时,所做的这个
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