会议流程和服务安排(详细版).docx

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会议流程及服务安排
一、会前准备
（一）办公室人员收到会议通知， 首先需问清楚会议服务要求， 然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会
人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺
利进行。
（二）确定会议的出席人数， 根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。
（三）草拟会议议程， 经上级领导批准后分发所有与会人员。 会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议
题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。
（四）合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点：
仪容仪表
着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。
接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆， 不浓妆艳抹，不佩戴首饰。
坐站姿势规范端庄，不翘腿。
语言
语调温和亲切，音量适中，普通话规范。
语言文明礼貌，适时运用“您好” 、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。
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对服务对象主动打招呼， 不漫不经心，不粗言粗语， 不大声喧
哗。
态度
）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。
）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。
）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。
）解释问题有礼有节。
纪律
）会议服务前不吃异味食品。
）不在会议期间使用电话。
）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。
）严格遵守职业道德。
（五）办公室应在会议召开前一天， 以文件、 邮件、 电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。
（六）重要会议的召开， 应提前做好必要的彩排工作， 会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常
使用。
（七）会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好， 并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确
定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。
（八）参照与会人员的名单制作名牌， 名牌以红底纸张打印， 上面分别
注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规
格为 *, 并使用两面三角名牌架摆放。
（九）会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下， 更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。
（十）会务工作人员进行会场布置：
检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、 水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放 好演讲台、桌椅、横幅（会标） 、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。
采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放
花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落，另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过大过高，花卉颜色可视会议主题而定。
根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会议前的准备工作。
根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高低、效果及接口等），确保话筒及音量正常，如需要音乐，要提前试播，确保正常播放； 如需要投影仪，则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置，由工
作人员进行调试。 准备并调试好备用话筒， 以备会议过程中话筒突发情况， 及时更换。
会议所需的备品要按以下要求摆放：
座位的正前方摆放座次牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右侧
转 45 度），靠近水杯位置摆放消毒湿巾（也可不备） ，左手前方可放置水
果或瓶装纯净水（以防领导不喝茶水） ，正中放置笔记本、会议议程、会
议资料及其他与会议相关的纸质文件， 文件右侧则摆放签字笔。 其他物品， 如激光笔、 抽取式纸巾等可随机摆放， 注意桌面整齐划一， 不可过于拥挤、杂乱。
具体细节：
①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子的右侧扶手，摆放成一条直线，茶杯盖上的花竖与杯把垂直，茶杯上的标记一致对准客人，摆放统一。
②杯垫、玻璃杯：拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧，杯垫上两个
花瓣的夹角对准客人，与茶杯的距离约为 1CM，手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花纹要以竖条纹对准客人。
③矿泉水：摆放时，拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧，与其旁边的玻璃杯一指之隔，汉字标志一面对准客人。
④毛巾托：毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间