2021年办公自动化系统OA运行管理要求.docx

办公自动化系统 OA 运行管理要求

　　
　　为了提升企业工作效率，有效降低和节省成本，加紧办公自动化建设，保障文件和多种信息传输快捷通畅，依据企业的实际，制订本要求。
　　
　　本要求适合用于集团各部门、各控参股企业、各销售企业办公自动化的管理。
　　oa系统用户暂定为集团各部门、各销售企业工作人员和各控参股企业管理人员。
　　
　　集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少许纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必需含有符合规范的文件头和文件主体。
　　集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行oa用户的注册和注销。
　　集团办公室信息技术处负责oa系统操作技术的培训，oa系统运行设备的维护、管理和电子文档的保留。
　　各控参股企业、各销售企业的部门和人员职责可参考实施。
　　
　　集团企业及各部门、各企业下发、上报的各类公文标准上统一采取办公自动化系统发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导同意。
　　集团企业的正式文件及其它需要签发的公文，仍按原步骤起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用oa发送至收文单位和个人，并依据实际需要打印若干份存档和上报。
　　电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人署名。
　　全部oa用户天天上、下午上班后全部必需立即登录oa系统查看文件，并一直使oa系统处于“在线”状态，确保信息和联络通畅。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。
　　电子文件发送后，工作人员应依据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检验，催办、督办，发觉问题立即和相关人员联络。
　　集团各部门、各控参股企业、各销售企业要建立oa系统管理体制，指定专员负责oa系统文件的管理。
　　5. 用户注册和注销
　　总部新进符合使用oa系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基础资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和oa用户注册。总部oa用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及oa注销手续后，方可办理离职手续。
　　各控参股企业、各销售企业新进符合使用oa系统的人员，由控参股企业、各销售企业在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基础资料报集团人力资源部，人力资源部立案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售企业oa用户离职前，需报集团人力资源部立案，并由集团办公室信息技术处办理oa注销手续后，方可办理离职手续。
　　集团各部门、各控参股企业、各销售企业对没配置专用电脑的oa用户，要合理安排电脑共用。
　　
　　集团企业和各控参股企业、各销售企业的网络服务器在工作时间内必需一直保持在线，oa系统一直保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保留