整理邮件书写规范及注意事项.ppt

整理邮件书写规范及注意事项.ppt邮件书写规范及注意事项
穿着
仪态
语气
举止
……
热情
自信
语气
语调
……
？
邮件
商业往来邮件
寄送电子邮件的礼貌，与电话交谈或亲自拜访客户的礼节可能不同，却有着一样的目的。所以，书写的规范和礼节非常重要，在日常工作中相当重要。
不同的是，对方在读信时你并不会在场，所以无法像在讲电话或面谈时判断对方的反应。 按下 [发送] 按钮寄出邮件后，就无法再改变你做出的意见了。万一发现存在错误，虽然可以尽快纠正，但也已经给对方留下一定印象。因此，请务必注意一些电子邮件规范！
商业邮件
标题
明确的主题 +（中国制造网**部***）
使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点：主题要简明扼要，重点突出，字数最好控制在30个汉字以内。
严禁出现无主题或主题说明不清楚的情况；很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，即使正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！
避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。
由于我们的电脑装有杀毒软件，在收到客户的邮件时，邮件标题可能有杀毒软件的提醒，“此邮件可能为垃圾邮件”的字样，回复时切记要去掉，否则容易引起客户的误会！
收件人
标题
正文
附件
格式
商业邮件
正文
写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。
请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如：
致：××公司 To： ××Co.,Ltd.
尊敬的×先生/女士： Dear Mr./Ms.
礼貌称谓
礼貌称谓客户后，进行必要性的自我介绍，表明身份，以引起客户的重视。
惯用表达方式：
您好，我是贵司专属客服***，首先预祝您节日快乐，感谢您以及贵司长期以来对中国制造网的关注与支持！（很高兴与您邮件联系…………）
自我介绍，问候客户
邮件内容要求语言简洁，重点突出。让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便客户节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，客户一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。
如果是在邮件中拒绝客户的某些要求，建议尽量避免用一些简短生硬的语句，一定要语气委婉并讲明原因，最好能站在客户立场上去考虑且说明。
给客户建议要尽量简明扼要，并说明此建议的优点及建议原因。
避免出现错别字。
邮件内容正文