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文档分类:办公文档

整理邮件书写规范及注意事项.ppt


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整理邮件书写规范及注意事项.ppt
文档介绍:
整理邮件书写规范及注意事项.ppt邮件书写规范及注意事项

穿着
仪态
语气
举止
……
热情
自信
语气
语调
……



邮件

商业往来邮件


寄送电子邮件的礼貌,与电话交谈或亲自拜访客户的礼节可能不同,却有着一样的目的。所以,书写的规范和礼节非常重要,在日常工作中相当重要。

不同的是,对方在读信时你并不会在场,所以无法像在讲电话或面谈时判断对方的反应。 按下 [发送] 按钮寄出邮件后,就无法再改变你做出的意见了。万一发现存在错误,虽然可以尽快纠正,但也已经给对方留下一定印象。因此,请务必注意一些电子邮件规范!

商业邮件


标题
明确的主题 +(中国制造网**部***)
使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点:主题要简明扼要,重点突出,字数最好控制在30个汉字以内。
严禁出现无主题或主题说明不清楚的情况;很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉,即使正常收到,日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦,这点非常重要!
避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。
由于我们的电脑装有杀毒软件,在收到客户的邮件时,邮件标题可能有杀毒软件的提醒,“此邮件可能为垃圾邮件”的字样,回复时切记要去掉,否则容易引起客户的误会!







收件人
标题
正文
附件
格式
商业邮件

正文


写邮件就像写信一样。以必要的礼貌,去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法,就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气,通常是非常容易获得客户的重视和认可的。

请在邮件中注明公司名称,使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如:
致:××公司 To: ××Co.,Ltd.
尊敬的×先生/女士: Dear Mr./Ms.

礼貌称谓



礼貌称谓客户后,进行必要性的自我介绍,表明身份,以引起客户的重视。

惯用表达方式:
您好,我是贵司专属客服***,首先预祝您节日快乐,感谢您以及贵司长期以来对中国制造网的关注与支持!(很高兴与您邮件联系…………)

自我介绍,问候客户


邮件内容要求语言简洁,重点突出。让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨,以便客户节省时间,提高工作效率。如果邮件过于冗长,且语句罗嗦,客户一般不太愿意仔细阅读,更不容易引起重视。

如果是在邮件中拒绝客户的某些要求,建议尽量避免用一些简短生硬的语句,一定要语气委婉并讲明原因,最好能站在客户立场上去考虑且说明。

给客户建议要尽量简明扼要,并说明此建议的优点及建议原因。

避免出现错别字。

邮件内容正文
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