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Ecel财务报表.docx


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也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许你已利用 Excel函数实现过上千次的复杂运
算,也许你认为Excel也不过如此,甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用
方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从 Excel2002中的一些鲜为人知的技巧入手, 领略一下关于Excel的别样风情。
一、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功 能建了一个分类下拉列表填充项。
.在Sheet2中,将企业名称按类别 (如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等 )分
别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。
.选中A列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后, 按“回 车”键进行确认。
仿照上面的操作,将 B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
.切换到Sheetl中,选中需要输入“企业类别”的列 (如C列),执行“数据-有效性”命令,
打开“数据有效性”对话框。 在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮, 选中“序列”
选项,在下面的“来源”方框中, 输入“工业企业”, “商业企业”,“个体企业”……序列(各
元素之间用英文逗号隔开),确定退出。
再选中需要输入企业名称的列 (如D列),再打开“数据有效性”对话框, 选中“序列”选项
后,在“来源”方框中输入公式: =INDIRECT(C1),确定退出。
.选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中。
然后选中该单元格对应的 D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表 中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”歹U,可以选中该列,右击鼠标,
选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。
二、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单, 将常用的工作簿文档添加到其中, 方便随时调用。
.在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标
签中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称 (如“常用文档” )。
.再在“类别”下面任选一项 (如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项 (如“超链
接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名 (如“工资表”等),
建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。
.选中“常用文档”菜单中某个菜单项 (如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,
选“分配超链接-打开”选项,打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉
按钮,定位到相应的工作簿 (如“工资 .xls )戈鼾夹,并选中该工作簿文档。
重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,
单击其中的相应选项即可。
提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了 “常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单
中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。
三、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中,如果想让大于等于 2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于 1500元的
工资总额以“蓝色”显示,低于 1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我 们可以这样设置。
.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式-条件格式”命令,打
开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面
的方框中输入数值“ 2000 ”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的
“颜色”设置为“红色”。
(大于等于1500 ,字体设置为“蓝
.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件
色”;小于1000 ,字体设置为“棕色” )。
.设置完成后,按下“确定”按钮。
看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一
个属于自己的“专业符号”工具栏。
.执行“工具-宏-录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名 如
“ fuhaol ”并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工
具栏上的“相对引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格

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