政府信息资源整合共享的研究.doc

政府信息资源整合共享研究——从国家档案馆的角度陈永生 2012-11-28 11:00:44 来源:《档案学研究》(京)2010 年1期【英文标题】Research onthe Government Information Resources Integration and Sharing : From the Perspective ofthe National Archives 【作者简介】陈永生,中山大学,广州 510275 【内容提要】文章从国家档案馆的角度,对政府信息资源的物理整合与逻辑整合、社会共享与机关内部共享进行了探讨,指出了国家档案馆在政府信息公开中的重要作用。 From the perspective ofthe National Archives, this paper makes a discussion onboth the physical and logical integration ofthe government information, analysis its public sharing and internal sharing aswell, and points out the important role ofthe national archives ingovernment information publication. 【关键词】政府信息资源/资源整合/资源共享/国家档案馆 Government information resource/Resource integration/Resource sharing/National archives 《中华人民共和国政府信息公开条例》(以下简称《政府信息公开条例》) 第十六条规定:“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所,并配备相应的设施、设备,为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利”。作为政府信息查阅场所的国家档案馆,不应是一个被动、无为的政府信息搁置查阅地点,而应是一个主动、有为的政府信息整合共享中心。 1 政府信息资源整合所谓信息资源整合,“是指将某一范围内的,原本离散的、多元的、异构的、分布的信息资源通过逻辑或者物理的方式组织为一个整体,使之有利于管理、利用和服务。也就是说,信息资源整合就是把分散的资源集中起来,把无序的资源变为有序,使之方便用户查找信息、方便信息服务于用户”。[1] 政府信息资源整合就是把分散的政府信息集中(包括物理集中和逻辑集中)起来,化无序为有序,方便利用,实现共享。 国家档案馆政府信息资源的物理整合物理整合是指把分属于不同机构的政府信息,统一集中到一个管理机构进行存储和管理。政府信息资源物理整合的途径和方式虽然是多种多样的,但国家档案馆在政府信息资源物理整合方面拥有相当大的优势。我国的国家档案馆虽然不可能不加选择地保管所有的政府信息,但却有选择地保管着“对国家和社会有保存价值的”政府核心信息资源。按照《政府信息公开条例》第二条的界定,所谓“政府信息,是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的,以一定形式记录、保存的信息”。由此可见,政府信息的范围非常广泛,既包括行政机关在履行职责过程中制作的信息,又包括行政机关通过其他方式和途径获取的信息;“既包括政府部门现行的文件,又包括那些退出现行阶段保管于各级档案馆、具有证据价值的档案信息”。[2] 这些政府信息不可能统一汇集到某一个行政机关,也不可能永久地保管在某一个行政机关,只能统一汇集和永久保管在各级国家档案馆。 国家档案馆保管着不同机构的政府信息。从横向的角度来观察,国家档案馆是法定接收本级行政机关政府信息、现行文件和档案的专门机构,相对于其他机构而言,最完整最齐全地保管着不同机构的政府信息。《政府信息公开条例》第十六条第三款规定:“行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息”。按此要求,各行政机关可向社会主动公开的政府信息, 首先应当及时向国家档案馆提供,统一汇集到国家档案馆。当然,这种及时提供与统一汇集并不是随意和盲目的,而是有序并按层级进行的。按照规定,国务院各部、委、办、局可向社会主动公开的政府信息,应当及时提供给中央档案馆; 省、自治区、直辖市直属行政机关可向社会主动公开的政府信息,应当及时提供给省、自治区、直辖市国家档案馆。以此类推,从而形成了自中央级国家档案馆直到县级国家档案馆作为统一接收汇集本级行政机关政府信息的完整网络。档案界早在 2000 年就开始试行已公开现行文件的利用工作,当年深圳市档案局(馆)成立文档资料服务中心,在全国首开已公开现行文件利用工作的先河。此后,已公开现行文件服务工作呈现出良好的发展态势。截止到 2005 年6月, 全国已有 2367 个国