办公室秘书岗位任务说明书.docx

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办公室秘书岗位任务说明书
办公室秘书岗位任务说明书
编号：___YD/BG/004拟　　制：_____________
核准：_____________生效日期：_____________
一、基本资料
部门名称
办公室
岗位名称
秘书
直接上级
主任/副主任
所辖人员
/
二、工作说明
1、主要职责
1、负责公司文稿起草。
2、负责公司公文处理。
3、参与会务工作。
4、负责内刊编辑工作。
5、协助主任做好会议接待和公共关系处理，企划宣传等工作。
6、收集、整理综合信息，参与调研。
2、主要工作内容
1、负责起草公司工作计划、工作总结、职代会工作报告等文稿。
2、协助起草公司重要的管理规章制度。
3、对公司发文进行文字、内容方面的规范和校对，规范文件种类、发送形式、标准印制格式，及时完成文件阅办、催办工作。
4、接收外单位文件，并及时进行登记、转发；办理公司发文、登记。
5、协助主任做好会务安排，参加公司各类管理性工作会议以及子公司的董事会会议，做好会议资料提供、会议录音、记录和整理会议记录、纪要；及时收集会议落实情况资料。
6、了解公司职能部门的工作计划、目标、任务、进度和公司各项管理动态，协助检查督促各部门、子公司执行行政决议和指令性任务的情况。
7、编辑公司《大事记》、《情况交流》等公司内部刊物。
8、协助主任组织公司的有关活动，协助主任做好企划宣传和文化建设以及公共关系处理工作。
9、协助做好来信来访接待。
10、收集整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时了解公司相关经营管理信息，参加调查研究，编写调研材料。
11、完成主任布置的其他工作。
3、主要工作要求
1、文稿起草
准确理解领导对年度工作计划、工作总结制定的目标和拟写要求，为制定年度工作计划、总结准备必要的资料，根据领导的要求及时起草工作计划和总结，初稿交主任审核修改，终稿经公司领导审阅后行文执行。
根据公司的实际情况和领导拟写要求，起草公司制度性文件，协助领导起草讲话稿等，制度拟写后及时交主任审核修改、报批、执行。领导讲话稿交直接领导审阅修改后打印。
文稿起草前要广泛收集资料，起草后要认真修改，力求文字、标点无错误，篇章结构清晰，语句精练优美，内容完整准确。
2、公文处理
收到上级机关的文件、通知、明传电报、电话指示，下级单位的请示、报告；平行单位的函件，要按照准确、迅速、安全的原则和公文处理的规定，进行拆封、登记、阅读，按照公文的时间、内容和要求及时分转、注批注办、传阅、催办、拟稿、审核、呈批、清退、打印、校对、分发、立卷，并做好记录。
凡是从公司机关发出的一切有关公务的文件、电报、信函及其他文字材料，都必须按照要求对文件的种类、格式、发送对象进行规范，使公文处理程序化、规范化、制度化。做好拟稿、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、封发、立卷、归档工作，并做好记录。做到发送、阅办、催办及时，印制标准规范，必要时及时请示主任。
3、会务工作
了解和熟悉办理会务及各类公务活动的具体细节，协助主任、副主任组织和落实会务工作。
参加公司管理性会议，事先明确会议内容