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财务人员必备的 EXCEL 超全秘籍
也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表，也许你已利 用
Excel 函数实现过上千次的复杂运算 ，也许你认为 Excel 也不过如此，
甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不
过是 Excel 全部技巧的百分之一。本专题从 Excel 中的一些鲜为人知
的技巧入手，领略一下关于 Excel 的别样风情。
一、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致
性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、
“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。
A 列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业
企业”字符后，按“回车”键进行确认。
仿照上面的操作，将 B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体
企业”……
Sheet1中，选中需要输入 “企业类别”的列(如 C 列)，执
行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，
单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框
中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各元素之间
用英文逗号隔开)，确定退出。
再选中需要输入企业名称的列 (如 D 列)，再打开“数据有效性”对
话 框 ， 选 中 “ 序 列 ” 选 项 后 ， 在 “ 来 源 ” 方 框 中 输 入 公 式 ：
=INDIRECT(C1)，确定退出。
C 列任意单元格(如 C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的
“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格(如
D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的
企业名称填入该单元格中。
提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以
选中该列，右击鼠标，选 “隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。
二、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加
到其中，方便随时调用。
，选 “自定义”选项，打开“自定义”对
话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下
面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称
(如“常用文档”)。
“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任
选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单 (常用文档 )中，并仿照上
面的操作对它进行命名 (如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表
名称。
重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。
“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，
在弹出的快捷菜单中，选 “分配超链接 →打开”选项，打开 “分配超链
接”对话框。通过按 “查找范围 ”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作
簿(如“”等)文件夹，并选中该工作簿文档。
重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起
来。
“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展
开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。
提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并
不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和 “常用”工具栏上的 “插入超链
接”按钮的功能。
三、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中，如果想让大于等于 2000元的工资总额以 “红色 ”显
示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总
额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。
“工