6课Word邮件合并标书的整体制作.ppt

计算机基础
徐州工业职业技术学院
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任务驱动：
任务4、为投标讨论发出批量邀请函
任务5、投标书的整体制作与完成（生成目录）
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知识点掌握：
掌握邮件合并的方法生成邀请函，掌握页面、页眉页脚、背景等的综合设置方法。掌握模板的使用方法，会自动套用格式，会更改英文的大小写，会用工具菜单
能自动生成目录，会更新目录
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任务4、为投标讨论发出批量邀请函
样式
模板
邮件合并
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样式
1、定义:规定文档中标题、题注、正文等各种文本元素的外观形式,样式是几组格式的总称。一个样式中，可以包含多种格式，比如：标题 1样式，我们可以把它定义一个字体名称、字号大小、粗体、斜体，字体颜色等等。也就是说，通过样式的设置，可以为内容快速应用多种格式，而不必每种一一设置各个格式，更重要的是，样式具有索引功能，能被Word在后续操作中识别和替换等。
2、样式分类：段落样式、字符样式、表格样式
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样式
3、设置：选中文字或段落，
“格式”工具栏－>“格式窗格”按钮
或 “格式”菜单－> “样式和格式”
来创建段落样式或字符样式，“表格自动套用格式”就是样式的一种综合运用
实例演示：通讯录中样式的使用
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模板
1、模板的含义
是文档的特定格式，是一种文件名后缀 为 .DOT 的word文档
2、新建文档时选用的默认模板是word的空白文档模板，默认名为：
3、利用一个模板的步骤：
（1）“文件”+“新建”
（2）单击标签，选择所需的文档类型
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模板
4、创建模板
方法1：执行“文件”+“新建”+“模板”命令，
创建一个新空白模板文档， 然后，
输入内容，并将其保存为一个模板文
件。
方法2：将现有文件直接转化为文件名后缀

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邮件合并
邮件合并：利用Word处理多个相似结构文档，这些文档的主体内容保持不变，只是需要在特定地方输入不同的信息，如接收人姓名，地点等。创建邮件合并的条件：主文档和数据源
（1）创建主文档和数据源
“工具”＋“邮件合并”＋“主文档” / “数据源”
（2）在主文档中插入合并域
（3）合并数据源和主文档
插入点置于主文档＋邮件合并
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邮件合并
邮件合并是在两个电子文档之间进行的，一个叫“主文档”，一个叫“数据源”文档。“主文档” 中包含有在合并文档时保持不变的文字或图形，可以理解为一份文件的原件。“主文档”内又可分为两部分，一是相对固定的内容（如：正文、签名等），另一部分是变化的内容，其中前者在“主文档”中直接制作，后者则需要从“数据源”文档中合并进来。“数据源”文档一般所保存的多为通讯资料，以表格的形式存储，表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。一行（一条记录）为一个完整的信息，一列对应一个信息类别即数据域（如姓名、地址等）。第一行为域名记录。在“数据源”文档中只允许包含一个表格，可以在合并文档时仅使用表格的部分数据域，但不允许包含表格之外的其它任何文字和对象。
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