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29-在职证明离职证明申请书使用说明
公文写作基础知识
2011年4月22日整理
什么叫公文?
公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料,是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者,是机关实施管理的基本手段和重要工具,发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。
思考:我们日常工作中在哪些地方会用公文进行沟通?
向上级报告情况
安排工作,提出工作要求,以备查、备用,便于基层照章执行
告知决定
公文的分类
按照制文机关的种类划分:党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。
按照行文方向划分:上行公文、平行公文、下行公文。(草拟公文前,必须弄清楚行文方向,才能确定文种、内容、措辞等。)
按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。
按照紧急程度划分:特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。
按照使用范围划分:通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文;司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等,属专用公文。
按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分:规范性公文和非规范性公文。
规范性公文有13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要
非规范性公文:除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。
机关公文要素
机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
思考:公文处理包括哪些工作
公文处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。
需要办理的公文,办公室应根据内容和性质送分管领导或交有关部门办理,并提出办理时限。
送领导批示的公文,应在两日内批办,紧急公文应当日批办,过期不批办者,自动生效,责任由批示人承担;交有关业务部门办理的公文,办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误,凡逾期延误或漏办者,部门负责人负担相应责任。
什么岗位办理什么工作?
举例:通知
公文写作的共性要求
(一)确定文种
我们在写作公文前,要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用,是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象(为什么要写这个文件;写这个文件要达到什么目的,是安排工作、通报情况,还是解决困难问题;文件是写给哪个部门,是上行、平行还是下行),确定采取哪个文种。
要对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级不适当的决定事项,选择决定文种。
要宣布重要事项或决定,适用公告。
要将上级的文件批转给下级执行,或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时,一般印发通知
向上级汇报工作、反映情况、答复上级的询问时,选用报告类文种,如工作报告、情况汇报等等。
向上级反映并请求帮助解决困难和问题,选用请示
答复下级的请求事项,用批复
要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法