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规章制度签发文件
【篇一：公司文件管理制度】
文件编号： 生效时间：修订时间： 总页数： 拟定部门： 签 发：
公司文件管理制度
一、总则
、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件
在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各
种文件，同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函
件按《档案管理制度》执行。
、公司文件由办公室统一管理和存档。
一、 文件的分类
、 外收文：公司从外部接收的政府文件。
、 外发文：以公司名义向外部发送的文件。
、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件（指时
效性较强的文件）。本制度的内行文所指的是正式文件。
三、 内行文的管理
1 、 内行文的范围：
凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议
纪要和会议简报，均属内行文范围。
各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份（见附件
一《编号规则》）。
、格式要求（附件二）
⑴ 、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。
⑵ 、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用 “（） ” 括起。 ⑶ 、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页 数、拟定部门，签发人。
⑷ 、文件标题使用宋体小二号字居中。
⑸ 、正文使用小四或四号宋体，行间距 倍。
⑹ 、主题词 /抄报 /抄送使用小四或四号宋体。
⑺ 、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。
注：主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公
司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部 门。
、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要 求的，有权退回并按要求格式改正。
、内行文发文流程
⑴、起草人-部门负责人（审核） 7办公室（审核）7分管领导
（审核）-总经理（签发）-办公室（存档发放）
⑵ 、说明
a 、 各部门如需发文，赢事先向办公室申请编号并填写《内行文审
批
单》（见附件三）。
b 、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。
c、文件由总经理签发 d 、文件由办公室统一发放并在《文件收发记录》上登记（见附件
四）。 e 、办公室负责流转。
f 、办公室负责督办并定期组织评估和修订。
四、外收文的管理
、外发文的接收
⑴ 、凡邮寄公司的文件（领导亲启的除外）均由办公室登记签收。
⑵ 、公司上级主管部门发布的相关信息资料由办公室统一整理并发
布。 ⑶ 、各部门接收的函件一律先交至办公室编号并存档。
⑷ 、公司外出人员开会带回的文件应及时送交办公室鉴别，对有价
值的由办公室编号并存档。
、外收文的管理
⑴ 、办公室根据文件内容和性质阅签后，登记编号并填写《外收文
流转单》（见附件五），分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司
领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门，按
批示次序依次传阅。
⑵ 、一般函、电等，由办公室直接分转处理。
⑶ 、如有领导 “批示 ” 、 “拟办意见 ” ，办公室负责督办。
、 外收文的归档按《档案管理制度》执行。
外发文的管理
、 外发文的范