收文管理流程.docx

Document serial number【KKGB-LBS98YT-BS8CB-BSUT-BST108】
收文管理流程
收文管理
范围
适用于公司统一签收政府有关部门和上级主管部门下发的公务文书，并根据规定的要求进行办理以及办理完毕后将公务文书立卷归档的全过程
控制目标
确保公文办理工作的效率和质量
在办理下发公文的过程中确保国家或公司机密的安全
主要控制点
办公室主任审阅上级有关部门下发的公文，提出进一步处理意见
公司总经理或副总经理批阅相关文件
对公文办理时间接近或已经超过规定时限的部门催促其尽快办理
特定政策
下发办理过程一般使用复印件，若需用原件时，须办理借文手续
对公文办理超越规定办理时限的相关部门，在考核时根据逾期天数计入内部客户满意度调查中
未经集团公司办公室接收的公文，运转中如发生误压、漏办、丢失等情况，由送、接公文人员承担责任
收文公文的运转应做到准确、及时、安全，避免压误、丢失和疏漏，保证公文的安全、快捷、高效运转
公文运转的各个环节都应在保证质量的前提下抓紧办理，做到急件随到随办，一般文件一日一清。凡送领导阅示、审批和职能部门办理的公文，如有关领导外出，一般可以送代管领导审批；不能代批的，视时间要求灵活办理
凡涉及其它部门或由多个部门共同实施的事项，主办部门应主动与相关部门协商，并逐一签署具体意见、负责人名字、加盖印章。在协商过程中，相关部门必须以大局为重，要站在全局的立场上看待问题并保证实施。有关部门就有关问题多次协商意见仍不一致时，主办部门应以文字形式予以如实反映，随文件文稿一并送交集团公司办公室，提供公司领导进行协调、决策。重大问题，征得主管领导意见后可直接汇报
收文管理流程C-15-01-002
步骤
涉及部门
步骤说明
办公室机要管理员
签收上级有关部门来文，登记阅文单
办公室主任
审阅外来公文，提出处理建议，决定是否需要公司总经理/主管副总批阅
办公室秘书
若需要公司总经理/主管副总批阅，将公文提交给公司总经理/主管副总
公司总经理/主管副总
批阅相关文件，提出处理意见或措施
办公室秘书