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酒店资料管理规定
20XX年XX月
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酒店档案管理规定
1 、行政办主管酒店档案工作，对酒店档案实行统壹管理，监督
指导，且对档案工作人员进行培训。行政办设立兼职档案管理员 1
名，各部设兼职档案管理员 1 名。
2、酒店档案指酒店在运营及公务活动中形成的对酒店有保存价
值的各种文字、图片、音像等资料。
3、酒店各部门和全体员工均有保存档案的义务。各部门须指定
人员保管本部室的档案，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，
熟悉档案管理知识。
4、各部门应按照酒店档案管辖和保管期限表中的有关规定，收
集、整理、保管归属本部门管理的档案，且向行政办转交有关资料
（见附录壹、二、三）。各部门有关组织和个人因工作需要须查阅
各类档案时，行政办应提供方便且按规定办理借用查阅手续。
5、任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为己有或者拒绝归
档，管理人员应按规定保管档案。对有下列行为之壹的，根据情节
轻重，将给予必要的处罚、处分，情节严重的将予以开除。
1 ）损毁、丢失或者擅自销毁部门应保存的档案；
2 ）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒
绝向组织和档案工作人员转交；
3 ）擅自提供、抄录、公布属于酒店档案以及应当保密的档
案；
4 ）涂改，伪造档案；
（ 5 ）玩忽职守，造成档案损失。
6、部门管理档案，无特殊情况，必须在壹年后统壹上交行政办
归档。
7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单
位或者个人，将由总经理给予奖励。
附录壹、酒店文书立卷归档
1 、收发文。酒店收发文由酒店归档，部门收发由部门归档。
2、会议资料。酒店及各部门召开的专业会、研讨会单独由行政 办立卷归档，内容包括会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参 加人员、领导人讲话、简报、总结等。
3、各部门的专题报告、集体和个人的调研资料亦由行政办归 档。
4、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档至人事部。
5、上级单位发给酒店的文件由人事部归档。
6、关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档。
7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等，亦应立卷归档 至人事部。
9、立卷归档的资料每卷不超过150页，超过者可立分券。
附录二、酒店各部门归档材料壹览表
部门
资料名称
保管时限
备注
散客开房通知单
3年
团队会议开房通知单
3年
（国内客、港澳台、国外客）旅 客临时住宿登记表
3年
客
总台、行李生、总机、大堂副理 交接班本
5年
务
订单（包括免费房订单）
3年
部
早餐券记录本
3年
总机开关机本
5年
电脑话单打印资料
3年
协议客户报表
5年
杂项凭单
3年
送