协同办公系统项目建议书.docx

协同办公系统项目
建议书
!吉泰来科技
XGTM Technology
协同办公系统项目建议书
二。。六年十月十六日
一. 前言
无论是企业还是政府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂 的工作流程需要安排，决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决 定。拥有一套智能化、信息化的办公系统，对办公人员和企业决 策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。在网络连接千万家 的时代，办公白动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部门 之间进行协同办公成为可能。今天的中国， 企业信息化”、政府
部门信息化”都忙得如火如荼，一套优秀的办公白动化（ OA）系
统将是企事业单位迈进数码时代的 基石”。
众所周知，我们绝大多数企业和非赢利单位，都采用层层授权 的金字塔式的管理模式，从控制论的角度看，这种模式的好处是 容易控制全局，但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不 畅通，高层了解底层的信息除了经过的直接下属（中层管理者） 外，就是白己亲白了解，亲白了解往往很累；经过中层管理人 员，则有一个信息反馈的效率和成本问题，无疑，单位的信息化 能提高效率节省成本。
基于层层授权、各司其职的思想，近年来应用较广的企业信息 管理系统（MIS）、ERPP?O这些软件使企业高层很方便地了解企 业采购，销售，库存以至财务的情况，企业的中层到底层都置于 了最高层的管理监督之下。因此这类软件大多上级对下级控制有 余，同级与同级的部门与人员协作交流不足。控制太多，人就会
变成机器，工作就缺乏乐趣，只有协作交流起来，工作就变得轻 松有趣，更符合人性，更容易发挥普通人的 智慧和积极性。办公
白动化软件把单位的各个部门紧密联系在一起，强化了机构内部 员工之间、部门之间的信息交流与协同工作，使得机构内部的办 公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行，相互间能够亲 密地交流协作！
办公白动化的发展是一个不断进化的过程，随着电脑和网络技 术的发展能够分为以下几个阶段：办公电脑化，单位有了电脑， 能够打印文件，保存数据，用一些单机版软件等。办公网络化， 单位的电脑有了局域网并连上了互联网，实现了资源共享，但内 部缺之秩序和安全。网络程序化，在办公网络化的基础上，有了 网络办公软件的办公平台，实现了轻松有序的管理。将来还可能 有网络办公的智能化，办公变得越来越轻松。

当前协同办公系统现状
当前已有不少软件公司已开发出办公系统，但当前的办公
系统存在一些缺陷，使用户使用起来比较困难，主要问题有
没有实现办公功能，只是提供信息共享的功能，员工之间
工作不能协同；
安全、权限功能简单，不能灵活控制用户访问权限，容易
造成重要信息的泄漏;
，各企业的工作模式也存
在差异，因此办公协同往往采用固化工作流过程，大大的
减低了工作流的灵活性。当企业在某一工作上的流程有变
动，相应的流程也需要专业人员修改，提高了系统的维护
难度；
系统扩展性差，当有新的业务需求时不能灵活添加业务模
块；
系统可维护性差，需要由专业人员进行维护，提高了维护
成本；
协同办公系统
系 统 架 构 :
J2EE开发，多平台，多国语言支持，安全可靠
对应 Oracle, MS SQLServer等多种数据库
全面对应B/S构架,维护简单，支持移动办公新概念
桌面精灵，中文短信把信息推动到您身边。
二次开发能力强，支持浏览器上的ERP数据报表查询打印，图表
分 析
方 便 易 用 ：
完全采用流程化客户界面设计，操作简便直观。完全基于浏览
器界面、安装方便，客户端只需安装大众的 IE浏览器，且操作简
单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外
的 使 用 培 训。
维 护 轻 松 ：
完全基于B/S结构的设计，可使用户轻松实现单点维护、全面 升级。摆脱了传统 C/S结构实施、维护工作复杂，升级系统时系 统管理员需要四处奔波的情况。
个性化的管理流程定义功能 ：
现代管理思想中十分重视过程管理( Process Management)。
ISO9000的核心思想正是经过对过程质量的监控，实现系统的质 量保证的。过程管理是将业务划分为相对独立的过程，一个过程 的输出将成为下一个过程的输入，而对于过程内部则使用标准的 程序(Procedure)进行管理和控制。基于这种思想， Digital Office 将各种需要进行流程管理的日常办公行为