三级秘书考点参考.doc

录像考试知识点汇总一般:(1 )看秘书的着装,看是否着职业装( 2 )办公桌是否整洁、信函要分类放置( 3 )在打电话时,注意: ①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语,如您好等? ③上班时间不得占用电话聊天( 4 )保密: ①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀,泄密③不能因为老板炒你,赌气泄密。(一)关于商务活动中的签字仪式注意:迎客:秘书在大门口迎接,领导在会议室等待迎接;客人应坐在右边;签字厅应整洁干净;签字桌应为长桌,桌布应为绿色;实现应准备好签字用具:如合同文本、签字笔、吸墨器等;桌上要摆放双方国旗;入座座位,助签人应在主签人的后面;其他随从人员的位置要注意;合同第一次交换由助签人完成,第二次交换由签字人完成;到最后要照相留念,注意站的位置;共饮香槟酒互相庆祝;最后谈话要注意:不谈政治、宗教;不问婚否;身子预言:注意 OK 在不同国家的意思不同。(二) 宴请注意: 场地的选择; 点菜时要注意对方有无忌口; 迎客的方式; 入座的顺序; 关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项;可能涉及到招标书的准备工作和投标,注意其日期;秘书要为上司准备好信息资料;电话保密工作;会议通知包括哪些内容; 管理上司日志时, 若上司日志发生变化, 则应当先调整上司日志, 再调整自己的日志, 然后提醒上司日志已变化, 最后通知对方,并致歉。考试大提供(三) 有关商务旅行注意: 做好出行前的准备, 拟定出访方案; 包括意图和目的, 出访时间、地点和路线, 费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会,给上司提醒。(四)有关沟通:可能员工家属来闹事秘书有无做到换位思考;耐心倾听;秘书有无做到日常接待,如倒水等;如果对方着急,秘书不可以急,应该有耐心;秘书在接待过程中要注意保密工作;与对方说话时,不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”,即在未经领导的授权下,不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求,秘书要向上级请示;若上级正在开会或接待他人,秘书不能直接进去向领导说, 而应写成便条形式,把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下,秘书不应该说出该如何如何决定。实务考点汇总文书处理与拟写 1、文书审核的工作程序对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。(1) 明确审核范围(2) 确定是否需要行文(3) 审核文书内容(4) 检查文字表达(5) 检查文件体式(6) 检查文书在处理程序上是否妥善完备 2 、档案利用的工作程序: 是开发和直接提供档案,满足利用者的档案需求的工作。(1 )熟悉库藏(2 )分析利用需求(3 )选择档案利用方式(4 )获取档案(5 )提供档案 3 、电子档案管理的工作程序在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。(1 )电子档案的收集积累(2 )电子档案的归档(3 )电子档案的保管(4 )电子档案的利用 4 、文书拟写通告、通报、决定、请示批复函、招标书、投标书、计划、总结、述职报告、讲话稿、市场调查报告以上文种重在记住结构、常用语,到时会写。事务管理 1 、礼宾次序确定步骤亦称礼宾序列,是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次,所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。(1 )确定礼宾次序方案(2 )提前通知有关各方(