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机关档案利用模式的转换
　　摘要:机关档案利用模式的转换适应电子政府和政务公开的需要。从档案利用模式转换的背景分析，到新模式的实行机制，提出了建设性的看法。
　　关键词:机关档案；利用模式；改造
　　
　　机关档案室在我国普遍存在，其基本任务是集中管理本机关各部门形成的档案，但是其档案利用一直是封闭的，转变其利用模式，适应电子政府和政务公开的需要，是我们面临的现实问题。
　　
　　1传统机关档案利用模式及其成因分析
　　
　　我国机关档案室长期处于封闭状态，只是对机关内部提供利用。尽管在档案法规中，也规定了经过本级或者上级机关的同意，机关档案可以向外提供利用，但是实际上由于手续的繁琐和保密观念的根深蒂固，很少有单位向外提供利用，对本单位提供的利用也是数量有限。机关档案封闭利用模式的形成有许多理论认识问题。
　　，根据文件呈现的价值形态将文件生命阶段划分为现行、半现行和非现行三个阶段，相应的文件保管场所是：文件室
→文件中心→档案馆。而我国实践中流行的一直是狭义文件观，很少把文件的整个生命过程纳入视野当中，我国“传统的档案学理论对文件与档案的界限划得很清楚，由此文书工作与档案工作都不能越雷池半步。”我国的文件与档案全过程系统管理模式是：文件室→档案室→档案馆。根据我国现行档案管理体制规定，半现行文件由各单位建立的基层档案室管理。那么机关档案室是与国外文件中心相对应的事物，其保管的现行档案大多是半现行文件，却被蒙上了档案这层神秘的面纱，其现行价值得不到有效利用。
　　，而档案的双重价值论是由我国档案学者正式提出来的，其主要内容是：档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性；档案对机关的作用，可称为第一价值，对社会的作用，可称为第二价值。两种价值形态在时间上存在着消长关系，即档案一般是先有第一价值，随着第一价值的逐渐消失，第二价值才开始显现。由此推出，保存在机关档案室的档案当然是本机关需求量大，社会需求量小，为本机关服务也就顺理成章地成为了档案的基本任务，而为社会服务便成了例外。在机关档案利用中，突出的表现就是文件接受者的权利被忽视。文件接受者是文件运行过程中有机的组成部分。但是在我国，无论是档案的双重价值论，还是
“归档”制度都是从文件的形成者角度出发的，在文件的拟稿、印发、承办等一系列程序结束后，文件就归档了，而实际上文件所反映的要解决的问题也许要延续很久，如规范性、政策性文件对于所管辖范围内的不特定对象，在长时间内要求得到普遍的遵守和执行。所以在我们机关档案中总是仅有“上文”却没有“下文”，即缺乏接受者对文件的反馈信息。从另一方面来说，这种传统利用模式也助长了官僚主义。
　　
　　2机关档案利用模式转换的背景分析
　　
　　针对机关档案利用封闭的弊端，十几年来档案界有识之士提出向美国等西方国家学****建立文件中心，他们认为文件中心“符合高效、精简节约的原则，能够将松散的‘小而全’的机关档案管理模式迅速向具有集约化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高了对人、财、物的有效使用。”过去我国普遍对文件